Dział informatyczny w firmie jest najczęściej postrzegany jako przede wszystkim centrum kosztów. W dodatku jest to bardzo istotna pozycja w budżecie każdej firmy. Dlatego należy dołożyć wszelkich starań, aby rozliczenie wydatków na IT było prowadzone jak najbardziej przejrzyście.

Pomocne w rozliczaniu wydatków na cele informatyczne są ogólne praktyki stosowane w zarządzaniu finansami organizacji. Działania dobrze jest zacząć od sprawdzenia, w jaki sposób IT pochłania nasze (lub nie nasze) pieniądze. W analizie finansowej spotykamy koszty bezpośrednie i pośrednie, czyli tzw. koszty ogólne. Koszty bezpośrednie to po prostu wydatki, które ponosi firma w bezpośrednim połączeniu z otrzymywanym dochodem. W przypadku działu IT wydatkami bezpośrednimi są te, które są połączone z konkretną usługą informatyczną, a więc jeżeli np. zwiększa się wolumen przechowywanych plików, to konieczne jest dokupienie przestrzeni dyskowej. Takie bezpośrednie powiązanie kosztów ponoszonych na infrastrukturę informatyczną z konkretnymi usługami bardzo ułatwia wykorzystanie rozwiązań w chmurze. Możemy wykupić tylko taką moc obliczeniową, jaka jest nam potrzebna dla danej usługi.

> ANALIZA KOSZTÓW

Przykładem kosztu bezpośredniego jest stacja robocza. Każdy kolejny pracownik potrzebuje zestawu komputerowego, w związku z tym liczba zakupionych zestawów jest powiązana z liczbą użytkowników. Podobnie wygląda sprawa z licencjami na oprogramowanie, które są powiązane z liczbą użytkowników lub liczbą instalacji. Czasami korzysta się z modelów dokładnie odzwierciedlających wielkość wykorzystania danego oprogramowania, jak np. ilość danych przepływających przez oprogramowanie lub czas spędzony przy danej aplikacji.

Proces księgowania nie polega jednak jedynie na przypisywaniu wydatków do konkretnych kont, lecz także na ich opisywaniu. W tym miejscu warto stworzyć pule kosztowe, które w prosty sposób będzie można monitorować oraz mierzyć innymi metodami niż rozbijanie na szczegółowe koszty. Przykładowo gdy mówimy o zestawie komputerowym, to jeżeli zestawy są ustandaryzowane, możemy połączyć ogólną wielkość tego typu kosztów z liczbą użytkowników. Pierwszym krokiem w analizie finansowej powinno być zatem określenie zasobów i usług informatycznych danej organizacji. To pozwoli na naturalne przydzielenie zasobów i kosztów bezpośrednich do usług.

> BUDŻETOWANIE

Budżetowanie opiera się na prognozach. Konieczne jest zatem przewidywanie wykorzystania zasobów informatycznych. Bardzo istotne jest to, aby tego typu plany pochodziły od klientów usług IT, a więc tak zwanego biznesu. Jeżeli na przykład firma wchodzi na nowy rynek, to można prognozować zmiany w wymaganiach w zakresie usług informatycznych. Jeżeli jednak nie są spodziewane żadne zmiany biznesowe, budżet można określić za pomocą danych pobranych z poprzedniego roku. W takiej sytuacji należy jednak pamiętać o wprowadzaniu modyfikacji, które planujemy wdrożyć w dziale informatycznym, a także o bieżących trendach dotyczących zarówno rozwoju technologii, jak i biznesu, w którym pracujemy.

Zupełnie normalnym zjawiskiem jest fakt, że biznes wymaga od nas, aby informatyka pochłaniała jak najmniej pieniędzy. Jednocześnie wymagania wobec dostarczanych usług rosną. Możemy być zmuszeni zgadzać się na dostarczanie usług informatycznych na wysokim poziomie, jednak bez ich odpowiedniego finansowania. Dobrze przeprowadzona analiza finansowa pozwoli pokazać przyczyny określonych nakładów pieniężnych na daną usługę informatyczną, jak również skutki braku odpowiedniego dofinansowania. Dopiero wtedy będzie można rozstrzygnąć, czy dostarczanie pieniędzy do działu informatycznego jest faktycznie opłacalne. Jeżeli np. prezes chce zmniejszyć wydatki na usługi o 10%, musi liczyć się z tym, że wielkość skrzynki pocztowej zmniejszy się o połowę. Ostateczna decyzja należy, rzecz jasna, do niego. Warto jednak upewnić się, że osoba decyzyjna posiada wystarczające informacje, aby właściwie decydować.

Analiza i budżetowanie kosztów bezpośrednich (zmiennych) i stałych stanowią inną klasę wyzwań. Te drugie ponoszone są niezależnie od wielkości wykorzystania wolumenu usług lub zależność ta jest ograniczona. Przykładem takiej sytuacji może być koszt przestrzeni serwerowni, który domyślnie nie zmienia się aż do momentu, kiedy zabraknie miejsca w pomieszczeniu. Wówczas koszty gwałtownie zwiększają się i pozostają stałe do czasu kolejnego zapełnienia serwerowni.

Kosztami pośrednimi (stałymi) nazywamy głównie te, które są konsumowane przez wiele różnych usług. Jeżeli zatem mamy serwer, na którym zainstalowanych jest kilka aplikacji biznesowych, to każda z nich wykorzystuje inną część jego zdolności obliczeniowej. Aplikacje mają różne wymagania. Aby łatwiej to zobrazować, można powiedzieć, że oprogramowanie A wykorzystuje jednocześnie 50% dysku i 10% procesora, a program B – 10% dysku, ale 50% procesora. W takiej sytuacji analiza kosztów jest problemem nietrywialnym. Co więcej, w bardzo wielu przypadkach jest ona również elementem gry politycznej wewnątrz korporacji, ponieważ każdy chce zapłacić jak najmniej. Na szczęście z odsieczą przychodzą znane już nam metody pomocne przy analizie kosztów bezpośrednich. W przypadku gdy jesteśmy w stanie określić stopień wykorzystania zasobów przez daną usługę, możemy określić procentowy stosunek wykorzystania zasobu przez różne usługi.

Załóżmy, że powierzchnia serwerowni jest wykorzystywana w 10%, co stanowi łącznie 20 serwerów. Pięć serwerów wykorzystuje usługa A, 7 serwerów usługa B, a 8 przeznaczonych jest na usługę C. Łatwo wyliczyć procentowo, że usługa A pochłania 25% kosztów serwerowni, B – 35%, a C – 40%. W tym momencie w prosty sposób można przydzielić cały koszt serwerowni do usług i uzyskać informacje o kosztach, które pochłania konkretna usługa. Widać też, że zwiększając stopień wykorzystania serwerowni (kosztu stałego), spada koszt jednostkowy, tj. koszt na jedną usługę. Niestety, w praktyce koszty stałe nie rozkładają się tak samo w różnych momentach czasu – np. systemy księgowe konsumują dużo więcej zasobów infrastruktury informatycznej w okresie, kiedy wykonywane są raporty i rozliczenia. Wówczas stosunek wykorzystania zasobów przez różne usługi informatyczne ulega zmianie.