Doświadczenia pokazują, że wdrożenia systemów informatycznych to projekty skomplikowane, które niestety w mniejszości przypadków udaje się sfinalizować na czas bez żadnych problemów. Wydaje się, że jedną z przyczyn skomplikowania tych projektów jest w dużej mierze konieczność ścisłej współpracy wykonawcy i zamawiającego.

Oczywiste jest dla każdego, że ciężar wykonania umowy wdrożeniowej spoczywa głównie na wykonawcy. Jednak brak wśród zamawiających świadomości, że bez współdziałania zamawiającego praktycznie nie da się zrealizować wdrożenia, może być przyczyną wielu problemów. Taka współpraca jest kluczowa. Co ważne, przepisy prawne regulujące proces wdrożenia, również nadają współdziałaniu zamawiającego istotne znaczenie – dając wykonawcy pewne narzędzia na wypadek braku tego współdziałania. Poniżej o tym, czemu współdziałanie zamawiającego jest niezbędne, jakie przepisy prawne regulują te kwestie i jak wykonawca może zminimalizować ryzyko braku współdziałania w toku wdrożenia.

> WSPÓŁPRACA TO DRUGIE IMIĘ WDROŻENIA

Inwestycje związane z wdrożeniami systemów informatycznych są szczególnym typem przedsięwzięcia pod względem wzajemnych relacji stron wdrożenia, ponieważ jak mało który projekt wymagają szerokiej i ścisłej współpracy zamawiającego i wykonawcy. Ta uwaga odnosi się w większym stopniu do wdrożeń obejmujących oprogramowanie personalizowane lub tym bardziej dedykowane, zaś w mniejszym do gotowych produktów pudełkowych. Jednak nawet w przypadku wdrażania oprogramowania tego ostatniego typu współdziałanie zamawiającego jest potrzebne choćby do przygotowania danych do migracji.

Zakres działań należących do zamawiającego będzie oczywiście znacznie się różnił w zależności od rodzaju wdrożenia i towarzyszących mu usług. Można jednak wyróżnić obszary, gdzie współdziałanie wydaje się szczególnie istotne. Obszarem takim jest przede wszystkim określenie przedmiotu zamówienia, czyli de facto sprecyzowanie potrzeb zamawiającego, które we wdrożeniach IT może przybrać różny stopień szczegółowości – od samego przedstawienia podstawowych potrzeb, opracowywanych potem w analizie przedwdrożeniowej, aż po szczegółową specyfikację wymagań funkcjonalnych, parametrów pozafunkcjonalnych i specyfikację sprzętu. Z reguły również do pozytywnego zakończenia wdrożenia konieczny jest wkład zamawiającego w formie informacji i materiałów potrzebnych do wykonania zamówionego systemu, zapewnienie dostępu do infrastruktury zamawiającego czy też umożliwienie konfiguracji lub zamontowania nowego sprzętu przez wykonawcę. Finalnie do zamawiającego należy odbiór systemu, wiążący się z obowiązkiem przeprowadzenia testów. Tym samym, bez aktywności ze strony zamawiającego nie ma możliwości ukończenia wdrożenia.