Usługi Software as a Service dają wiele korzyści firmom – od oszczędności finansowych, przez łatwe skalowanie, po dostępność z poziomu urządzeń mobilnych. Trzeba jednak uważnie podejść do wyboru usługodawców, z których oferty chcemy korzystać. Opisujemy najważniejsze funkcje usług SaaS oraz podpowiadamy, jakie wybrać rozwiązania, aby zwiększyć efektywność pracy i nie wprowadzić nowych ograniczeń.

W ramach usług dostępnych w modelu Software as a Service znajdziemy obecnie wszystkie najważniejsze rozwiązania dla firm. Argumentem przemawiającym za tego typu rozwiązaniem jest też cena. Systemy i narzędzia dawniej zarezerwowane wyłącznie dla korporacji, dziś są dostępne nawet dla niewielkich przedsiębiorstw – często można wybrać model abonamentowy, w którym płacimy za liczbę pracowników (np. 1 euro/mc za pracownika). Niskie ceny sprawiają też, że możliwy jest szybszy rozwój firmy i zarządzanie nią, bez konieczności inwestowania dużych środków w infrastrukturę IT czy specjalistów, co było niezbędne w przypadku stosowania oprogramowania dostępnego w pudełku i instalowanego lokalnie na dysku komputera. Ponadto odpada obowiązek aktualizowania narzędzi, zarówno jeśli chodzi o poprawki zabezpieczające, jak i dodawanie nowych funkcji. Usługi SaaS są zawsze dostępne w najnowszej wersji, a aktualizacje wprowadzane i instalowane są automatycznie.

Usługi SaaS pozwalają również na łatwe skalowanie, czyli dołączanie kolejnych użytkowników do systemu. Jeśli pojawi się większe zapotrzebowanie ze strony klientów na dostarczane produkty, nie ma potrzeby np. kupowania kolejnych serwerów czy drogich licencji – wystarczy zmienić plan abonamentowy. Co więcej, narzędzia dostępne są zarówno na komputery PC, jak i na urządzenia mobilne. Działają w chmurze w modelu 24/7. Wszystko to sprawia, że można skoncentrować się na rozwoju projektów i przedsięwzięć, a mniej na samym zarządzaniu zasobami i przepływem pracy. Wady? Oczywiście są. Opiszemy je i przeanalizujemy wspólnie.

> WYBÓR USŁUG, NAJWAŻNIEJSZE CECHY

Niezależnie od tego, w jakiej branży działamy i z jakiej usługi zdecydujemy się skorzystać, jest kilka cech, które należy uwzględnić przy wyborze rozwiązania SaaS. Na początku warto sprawdzić, czy z danej usługi można korzystać offline, gdy z jakichś powodów nie będziemy mieć dostępu do internetu. Oczywiście podłączenie do sieci jest niezbędne do synchronizacji danych lub wysłania efektów pracy współpracownikom, niemniej niektóre funkcje mogą być dostępne lokalnie – np. Dropbox, usługa do dzielenia się plikami, oferuje możliwość wstawiania i usuwania plików w aplikacji mobilnej i na komputerze. Są one synchronizowane przez internet, ale samym programem można zarządzać lokalnie na dysku komputera.