Nowoczesne systemy zarządzania projektami dostosowane są do popularnego obecnie, mobilnego stylu pracy i pozwalają zoptymalizować komunikację w zespołach. Podpowiadamy, jak i dlaczego warto traktować je jako alternatywę dla przestarzałej już poczty e-mail, oraz opisujemy możliwości odpowiedniego narzędzia.

Entuzjaści produktywności od pewnego czasu przekonują, że nie warto korzystać już z poczty e-mail – szczególnie jeśli chodzi o komunikację wewnętrzną w grupach projektowych, i zalecają przenieść komunikację do innego narzędzia. W tym miejscu warto wyjaśnić, że jako projekt określane są tu prace, które składają się z określonej liczby zadań, po zrealizowaniu których można stwierdzić, że projekt się zakończył.

Projektem może być więc zarówno tworzenie prostego rozszerzenia do przeglądarki internetowej, jak i zajmująca kilka tygodni praca nad raportem rocznym i prognozami sprzedażowymi na przyszłe lata. Projektem nie można jednak nazwać np. aktualizowania strony WWW – sama praca nad tworzeniem strony może być projektem, natomiast codzienne publikowanie wpisów i aktualności to praca, która się nie kończy. Prace, które nie są realizowane w sposób projektowy, zwykle wykonywane są przez pojedynczych specjalistów, natomiast projekty – poza kilkoma wyjątkami – wymagają współpracy. Zanim przejdziemy do narzędzi, wspomagających zarządzanie projektami, przyjrzyjmy się słabym stronom poczty elektronicznej przemawiającym za tym, aby z używania jej zrezygnować.

> KOMUNIKACJA E-MAIL A EFEKTYWNY STYL PRACY

Używanie e-maili może znacznie spowalniać i utrudniać realizację projektów. Elektroniczna poczta sprawdza się przede wszystkim przy komunikacji asynchronicznej i ułatwia dostarczanie dokumentów. Niektóre firmy, choć nie jest to zalecane, często wykorzystują skrzynki e-mailowe również do archiwizowania danych. Tymczasem projekty to zwykle lista konkretnych czynności do zrealizowania – project manager wie, jakie zadania należy wykonać, rozdysponowuje je wśród członków zespołu, który następnie przystępuje do ich realizacji. Osoba zarządzająca projektami musi m.in. wiedzieć, kto jest dostępny i czym aktualnie się zajmuje, jakie są postępy i harmonogram prac, jakie są priorytety i czy należy je zmienić ze względu na pojawienie się nieoczekiwanych zdarzeń itp. Jeżeli mielibyśmy wziąć pod uwagę wszystkie wspomniane zadania, a następnie zacząć zarządzać projektem, korzystając z tradycyjnej poczty, byłoby to zupełnie nierozsądne. Tymczasem e-mail jest właśnie szybszym odpowiednikiem poczty tradycyjnej.

Ponadto większość osób korzystająca z e-maili ma niezbyt sprzyjający produktywności nawyk ciągłego sprawdzania poczty i pracę z otwartym programem do jej odbierania. Gdy tylko pojawi się nowa wiadomość i wyskakuje powiadomienie, pracownik sprawdza, czy otrzymany e-mail nie wymaga natychmiastowej reakcji. Jeżeli tak nie jest, wraca do czynności wykonywanych przed odebraniem wiadomości, i tak do kolejnego e-maila, który znów odciąga uwagę. Większość pracowników działa tak każdego dnia, sprawdzając i skanując pocztę na bieżąco. Z badania przeprowadzonego w 2015 r. przez firmę analityczną McKinsey wynika, że taki sposób korzystania z poczty e-mail zabiera codziennie ok. 30% czasu pracy pracownika umysłowego w Stanach Zjednoczonych.