Według badania przeprowadzonego przez organizację AIIM (Association for Information and Image Management aż 42% przedsiębiorstw codziennie zmaga się z problemem nieefektywnego przetwarzania dokumentów w formie papierowej, a 70% respondentów skarży się na zbyt długi czas poświęcany na wyszukiwanie konkretnych treści.

Oprócz wspomnianego spadku wydajności działania firmy i marnotrawstwa czasu częstym przypadkiem są również zaginięcia istotnej z punktu widzenia firmy dokumentacji – według szacunków firmy Eco Papyrus problem może dotyczyć nawet 7,5% wszystkich dokumentów w przedsiębiorstwach. Z tego powodu coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów dostarczanego w ramach systemów Enterprise Content Management (ECM) do zarządzania treścią w przedsiębiorstwie. Tego typu systemy pozwalają na przygotowanie kompletnej strategii oraz korzystanie z metod i narzędzi pozwalających na przetwarzanie dokumentów papierowych do formy cyfrowej oraz ich inteligentną klasyfikację i archiwizację. Dzięki temu są one łatwo dostępne dla osób, które potrzebują ich podczas codziennej pracy biurowej. Wzrost zainteresowania rozwiązaniami ECM jest wyraźnie zauważalny i do 2021 roku wartość tego rynku może przekroczyć poziom 66 miliardów dolarów (za „Size of Enterprise Content Management (ECM) market worldwide from 2016 to 2021”, Statista, 2017 r.).

ZARZĄDZANIE DOKUMENTAMI

Profesjonalny system ECM pozwala wdrożyć w firmie kompleksowe podejście do dokumentów, danych i procesów. Od wyboru rozwiązania dopasowanego do potrzeb zależy możliwość elastycznego operowania na zgromadzonych danych – zwłaszcza że obecnie mają one coraz więcej typów i formatów. Zarządzanie dokumentami w tym kontekście odnosi się do systemów umożliwiających kontrolowanie dokumentów od momentu stworzenia do archiwizacji i najczęściej obejmuje takie procesy i funkcje jak:

• rejestrowanie/wyrejestrowanie dokumentów oraz folderów prywatnych i publicznych zapewniające spójności przechowywanych informacji;
• zarządzanie wersjami pozwalające na śledzenie różnych wersji tej samej informacji ze zmianami;
• zmiana formatów (tzw. rendycje);
• szybkie wyszukiwanie pełnotekstowe oraz wyszukiwanie z wieloma kryteriami;
• wyszukiwanie informacji i powiązanych z nimi kontekstów;
• organizowanie dokumentów w struktury;
• zarządzanie uprawnieniami;
• archiwizacja dokumentów zgodnie z wymaganiami prawa;
• automatyczny przesył danych do innych modułów systemu ECM, pakietów biurowych itp.;
• masowy import dokumentów;
• integracja repozytorium z modułami Business Intelligence.

Podstawą sprawnego działania firmy jest stworzenie elastycznego modelu obiegu dokumentów i danych pozwalającego na przechowywanie dowolnej zawartości – treści tekstowych, plików binarnych, wszelkiego rodzaju formatów graficznych, dźwiękowych i wideo. Od elastyczności opisu treści (tu rozumianej znacznie szerzej niż np. sam sformatowany tekst) i modelowania danych zależy użyteczność całego systemu ECM. W zależności od producenta rozwiązania w skład tego typu systemów mogą wchodzić narzędzia do zarządzania: dokumentami (Document Management System), zawartością webową (Web Content Management System), nagraniami (Record Management System), treściami tworzonymi na potrzeby mediów społecznościowych (Social Content Management) czy narzędzia do pracy grupowej.

[...]