Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies.



22.03.2019

Pożegnanie z systemem Windows...

System operacyjny Windows 7 wciąż cieszy się dużą popularnością wśród użytkowników...
22.03.2019

Segmentacja sieci

Fortinet FortiGate 3600E, 3400E, 600E i 400E
22.03.2019

Monitoring IP

TP-Link TL-SL1218MP
22.03.2019

Efektywność energetyczna

UPS Eaton 93E
21.02.2019

Wdrażanie projektów AI

Infrastruktura OVH
21.02.2019

Certyfikacja kluczy

HEUTHES-CAK
21.02.2019

Kopie zapasowe

Veeam Availability for AWS
21.02.2019

Dysk SSD Samsung 970 EVO Plus

Dysk SSD Samsung 970 EVO Plus
21.02.2019

Szyfrowane USB

Kingston IronKey D300 Serialized

Projekty zarządzane systemowo

Data publikacji: 28-12-2018 Autor: Grzegorz Kubera
Zanim stworzymy projekt, w...

Zarządzanie projektami przebiega pomyślnie wtedy, gdy korzystamy z dopracowanego systemu. Takimi systemami są rozwiązania klasy project management software, które oferują wiele sprawdzonych funkcji i są dostępne także w wersjach mobilnych. Kiedy zdecydować się na tego typu system i na co zwracać uwagę przy wyborze?

 

Listy zadań sprawdzają się tylko przy prostych pracach i najczęściej dotyczących jednej osoby. Jeśli chcemy stworzyć coś bardziej zaawansowanego i angażującego zespół specjalistów, najczęściej potrzebny jest odpowiedni workflow, czyli przepływ pracy, który będzie projektem rozbitym na łatwe do zrozumienia i zrealizowania części. Dobrze rozpisany projekt daje pewność, że każda jego część będzie nie tylko zrozumiała dla osób, które będą pracować nad realizacją, ale przede wszystkim cały zespół będzie umiał sobie dokładnie wyobrazić efekty, jakie firma chce uzyskać – jak ma wyglądać finalny produkt i w jakim terminie powinien zostać wykonany.

Właśnie do takich zadań wykorzystywane jest oprogramowanie typu project management (PM) przeznaczone do zarządzania projektami. Są to narzędzia pozwalające na dzielenie pracy na części realizowane przez poszczególne osoby, dzięki czemu możliwe jest stworzenie spójnego przepływu pracy i zmiany pomysłu w rzeczywistość. Na rynku znajdziemy dziesiątki (jeśli nie kilkaset) narzędzi PM. Są dostępne w różnych formach – od prostych aplikacji do tworzenia list zadań, po rozbudowane systemy do współpracy, w które wbudowano setki niewielkich narzędzi ułatwiających komunikację i realizację działań. W niniejszym artykule skupiamy się na rozwiązaniach, które nie tylko pozwalają tworzyć projekty wykraczające poza proste listy zadań, ale też występują w wersjach mobilnych, czyli możemy z nich korzystać, używając smartfonów.

> JAK WYBRAĆ SYSTEM PM

Firmy, które chcą korzystać z oprogramowania PM, powinny przede wszystkim wewnętrznie uzgodnić, czy taki system faktycznie jest im potrzebny. Dla zobrazowania: jeśli zadania, jakie wykonujemy, to np. pisanie tekstów w ramach usługi copywritingu czy tworzenie infografik jako agencja kreatywna, system PM nie będzie zazwyczaj potrzebny. Są to zadania najczęściej realizowane przez 1–2 osoby, niewymagające przesadnego rozpisywania na etapy i dzielenia go na mniejsze części. Jednak jeśli zajmujemy się np. tworzeniem stron internetowych w WordPressie i wykonujemy te prace na zlecenia zewnętrznych firm, wówczas każda strona może być traktowana jako projekt, którym zarządza project manager i w którym uczestniczą odpowiedni specjaliści (np. programista, grafik, copywriter, specjalista UI/UX, specjalista ds. SEO). Tego typu prace już wymagają planowania, stworzenia list zadań dla poszczególnych osób, wewnętrznej i zewnętrznej komunikacji (z klientem). Do tego mając określony termin zakończenia prac, trzeba wyznaczyć konkretne etapy i pilnować, aby realizacja zadań nie przeciągała się zbytnio w czasie.

Dla takich projektów często trzeba zaplanować każdy krok, ustawić kolejność wykonywania zadań i upewnić się, że prace nie będą dublowane. Co więcej, często trzeba jeszcze uwzględnić użycie takich rozwiązań, narzędzi i działań jak chaty, minifora dyskusyjne, wystawianie faktur oraz śledzenie wydatków, aby w pełni kontrolować budżet przewidziany na realizację. Do tego właśnie przydaje się odpowiedniej jakości system PM, taki jak np. Zoho Projects czy Team­work Projects. Podstawowe funkcje oferowane w popularnych systemach PM można znaleźć w ramce Więcej niż przepływ pracy.

Wybierając system PM, warto też upewnić się, że będzie on oferował funkcje, na których nam zależy, oraz że można dostosować go do sposobu wykonywania zadań, do jakiego przyzwyczajeni są pracownicy. Przykładowo jeżeli w firmie ustalamy zawsze terminy końcowe i wykorzystujemy kamienie milowe, odpowiedni będzie system z wykresami Gantta – listami podobnymi do kalendarza, które wyświetlają, kiedy każde zadanie powinno być wykonane i jakie działania pokrywają się z innymi zadaniami. Z kolei jeśli nasza firma zawsze tworzy proces wykonywania zadań, który w dodatku często się powtarza, wtedy z pewnością przydatne będą tablice Kanban.

> DODATKOWE NARZĘDZIA

Warto zwrócić uwagę, że z systemów PM korzystają nie tylko project managerowie. W zasadzie każda osoba, która jest zaangażowana w projekt, może uzyskać dostęp do odpowiednich plików, dokumentów i ustaleń, a także administrator może nadać jej stosowne uprawnienia, np. możliwość edytowania i przydzielania terminów. W wielu firmach dostęp do systemu PM daje się nawet klientom, którzy mogą wgrywać pliki na serwer czy też oceniać postępy w pracach.

W systemach PM każdy kamień milowy, grupy zadań i pojedyncze działania mogą zostać przypisane konkretnym użytkownikom wraz z terminem ukończenia i uprawnieniami. Pozostałe osoby z zespołu mają zazwyczaj wgląd w to, nad czym pracują ich koleżanki i koledzy, więc każdy wie, na kim i jaka odpowiedzialność spoczywa. Można też zadawać sobie pytania i udzielać odpowiedzi, a także wysyłać alerty (np. powiadomienia SMS), gdy potrzebna jest szybka reakcja ze strony danego użytkownika, np. project managera. Przez to, że wszyscy mają dostęp do raportów dotyczących postępu prac, wiele osób zyskuje dodatkową motywację do tego, aby nie opóźniać własnych zadań – widzą, że od ich prac zależą inne części projektu, co skutecznie zniechęca do robienia przestojów.

 

[...]
 

Założyciel firmy doradczo-technologicznej, pełnił funkcję redaktora naczelnego w magazynach i serwisach informacyjnych z branży ICT. Dziennikarz z ponad 12-letnim doświadczeniem i autor książek nt. start-upów i przedsiębiorczości. 

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.

.

Transmisje online zapewnia: StreamOnline

All rights reserved © 2019 Presscom / Miesięcznik "IT Professional"