Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies.



20.07.2020

Baramundi

Pomoc w czasie pandemii.
20.07.2020

Stop infekcjom

CloudGuard
17.07.2020

Analiza zagrożeń

Kaspersky Threat Attribution Engine
17.07.2020

Strażnik danych

QGD-1602P
16.07.2020

Dysk przemysłowy

Transcend MTE352T
16.07.2020

Połączenie sił

Fugaku
16.07.2020

Brama bezpieczeństwa

Check Point 1570R
23.06.2020

PLNOG Online

PLNOG Online
23.06.2020

Nowe zagrożenie

Ramsay

Sendys Explorer i cyfrowy obieg dokumentów w firmie

Data publikacji: 15-06-2020 Autor: Jacek Tarkiewicz
Zestawienie najważniejszych...

Dokumenty stanowią podstawowe źródło informacji w firmie. Prowadzenie ich fizycznego archiwum wymaga jednak często dużych przestrzeni oraz odpowiedniej infrastruktury. Dlatego też liczne przedsiębiorstwa coraz chętniej przechodzą na kompletnie cyfrowy obieg dokumentacji, który znacząco redukuje koszty oraz optymalizuje ich pracę. SENDYS Explorer jest jednym z wielu dostępnych na rynku pakietów oprogramowania ułatwiających to zadanie.

 

Proces zarządzania dokumentami w firmie możemy w uproszczeniu podzielić na dwa modele – tradycyjny, oparty na papierowych dokumentach, a także elektroniczny, który wykorzystuje cyfrowe archiwa danych oraz obieg druków. W praktyce, oczywiście, w wielu organizacjach oba modele współistnieją ze sobą, a firmy na bieżąco dostosowują je do indywidualnych potrzeb. Zanim dana organizacja podejmie decyzję o przesiadce na nowy model zarządzania lub na jego optymalizację, warto rozważyć wszystkie plusy i minusy tego ruchu, sprawdzając, jakie obecnie rozwiązania technologiczne oferuje w tej kwestii rynek. Nie zawsze bowiem duża inwestycja w specjalistyczne programy do zarządzania dokumentami jest w pełni sensowna. 
 
Mała firma, generująca niewielką liczbę dokumentów, nie potrzebuje rozbudowanego systemu obiegu. W przypadku większych organizacji, wytwarzających miesięcznie dużą liczbę faktur, rachunków i innych druków, brak systemu ich sprawnego procesowania może negatywnie wpłynąć na realizowanie nawet podstawowych zadań przedsiębiorstwa. Tu bez wątpienia warto zainwestować w optymalizujące pracę programy i urządzenia. Kompletna digitalizacja i cyfrowy obieg dokumentów to najważniejszy krok w kierunku usprawnienia całego procesu. Poza skutecznym oprogramowaniem pomocny w tym zadaniu okazać może się również nowoczesny sprzęt wielofunkcyjny, zastępujący wiele różnych urządzeń, takich jak drukarki i fotokopiarki, który posiada również możliwość skanowania i digitalizowania tekstu, a następnie przesyłania go bezpośrednio do poczty elektronicznej, a także do folderów w sieci wewnętrznej lub serwerów w chmurze. W ten sposób – bez ręcznej obróbki – możemy łatwo przekonwertować papierowe dokumenty na ich wersję cyfrową. 
 
> KORZYŚCI Z OPTYMALIZACJI 
 
Kształtowanie jak najlepszego systemu zarządzania obiegiem dokumentów zależy od kilku czynników. Podstawowym, którym kieruje się wiele firm, jest z pewnością chęć oszczędności czasu i pieniędzy. Implementacja sprawnych systemów tego typu pozytywnie przekłada się też na funkcjonowanie wszystkich najważniejszych procesów biznesowych firmy. Jeżeli mają one bowiem błyskawiczny dostęp do dokumentów i informacji, to mogą też skuteczniej podejmować decyzje, co pomaga im w zdobywaniu nowych klientów, podnosi ich konkurencyjność, zwiększa jakość obsługi interesantów, a także poprawia relacje z kontrahentami. 
 
Optymalizacja obiegu dokumentów i systemu ich zarządzania pozwala z wyprzedzeniem zaplanować koszty związane z firmowymi wydrukami oraz zminimalizować liczbę zagubionych lub niesporządzonych na czas istotnych faktur czy rachunków. Poprawia ona też jakość realizowanych procesów rejestrowania i archiwizacji dokumentów przez pracowników oraz umożliwia monitorowanie tych procesów. Poza tym podwyższa ogólną skuteczność działań organizacji, oferując łatwiejszy dostęp do dokumentacji cyfrowej oraz obniża koszty związane z obsługą przychodzącej i wytwarzanej na miejscu dokumentacji papierowej. 
 
[...]
 
Autor jest regionalnym dyrektorem zarządzającym ds. marketingu w firmie OKI Europe LTD. Odpowiada za działania marketingowe producenta urządzeń drukujących i rozwiązań dla druku w Polsce oraz w całym regionie CEE.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.

prenumerata Numer niedostępny Spis treści

.

Transmisje online zapewnia: StreamOnline

All rights reserved © 2019 Presscom / Miesięcznik "IT Professional"