Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies.



26.10.2020

Nowa wersja nVision

Można już pobierać nową wersję nVision
26.10.2020

Monitorowanie infrastruktury

Vertiv Environet Alert
23.10.2020

Telefonia w chmurze

NFON Cloudya
23.10.2020

Nowości w EDR

Bitdefender GravityZone
23.10.2020

Wykrywanie anomalii

Flowmon ADS11
23.10.2020

Mobilny monitor

AOC 16T2
22.10.2020

HP Pavilion

HP zaprezentowało nowe laptopy z linii Pavilion.
22.10.2020

Inteligentny monitoring

WD Purple SC QD101
22.10.2020

Przełącznik 2,5GbE

QNAP QSW-1105-5T

Umowa na analizę przedwdrożeniową

Data publikacji: 22-10-2020 Autor: Agata Marcinkowska, Adrianna Żyrek

Praktyka pokazuje, że jedną z najczęstszych przyczyn niepowodzeń projektów informatycznych oraz sporów pomiędzy zamawiającymi systemy IT a wykonawcami tych systemów jest niejasny opis przedmiotu umowy – wdrożenia systemu informatycznego, co skutkuje rozminięciem się oczekiwań zamawiającego z rezultatami prac wykonawcy.

 

Powodem takiej sytuacji często jest nieprawidłowo wykonana analiza przedwdrożeniowa lub brak jej przeprowadzenia. Etap analizy przedwdrożeniowej służącej zaplanowaniu wdrożenia i określeniu jego zakresu, a więc zdefiniowaniu dzieła w postaci wdrożenia systemu informatycznego, jest charakterystyczny dla projektów realizowanych w ramach tradycyjnych metodyk kaskadowych (waterfall). Mimo rosnącej popularności metodyk zwinnych wciąż są one powszechnie stosowane na rynku. Nie oznacza to jednak, że w metodykach zwinnych przedmiot umowy czy sposób jej realizacji nie jest opisywany. Jest to realizowane w odmienny sposób niż w metodyce kaskadowej, m.in. poprzez przygotowanie rejestru produktu (Product Backlog), który na etapie realizacji umowy jest precyzowany bądź aktualizowany (zmieniany) w ramach poszczególnych iteracji (np. sprintów). Nierzadko jednak na etapie samego planowania projektu wdrożeniowego, jak i zawierania umów wdrożeniowych analiza przedwdrożeniowa jest pomijana bądź traktowana jako zło konieczne, które zabiera czas i budżet projektu. Wskazują na to spotykane w projektach umów wdrożeniowych m.in. lakoniczne lub nieprecyzyjne opisy tego aspektu projektu.
W dwuczęściowym cyklu artykułów przedstawimy najważniejsze aspekty prawno-biznesowe wykonania analizy przedwdrożeniowej, w tym te ich elementy, na które prawnik i przedstawiciel biznesowy powinni zwrócić szczególną uwagę. Nie jest natomiast naszym celem opisanie szczegółowych aspektów wdrożeń systemów informatycznych w różnych metodykach wdrożeniowych (kaskadowych czy zwinnych), w tym ocena, która z takich metodyk jest „lepsza”. Wychodzimy bowiem z założenia, że wybór metodyki wdrożeniowej powinien każdorazowo przebiegać w odniesieniu do konkretnego projektu informatycznego, z uwzględnieniem jego specyfiki i założeń oraz przede wszystkim z uwzględnieniem aspektów biznesowych i technicznych.


> NAJWAŻNIEJSZE ELEMENTY


Do najważniejszych elementów umowy na przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej należą:

 

  • przedmiot umowy,
  • sposoby realizacji analizy,
  • zasady współdziałania stron,
  • struktura projektowa oraz komunikacja stron,
  • charakter umowy (dzieło/usługa) oraz zasady odpowiedzialności wykonawcy,
  • prawa autorskie, transfer wiedzy, poufność,
  • zasady przeglądów i aktualizacji analizy celem dostosowania jej do zmieniającego się otoczenia projektu lub potrzeb klienta.


W pierwszym artykule skupimy się przede wszystkim na pierwszych czterech elementach.


> KIEDY PODPISYWAĆ UMOWĘ NA ANALIZĘ. RAZEM CZY OSOBNO?


Planując projekt informatyczny, należy się jednak na samym początku zastanowić, w jakim momencie podpisywana będzie umowa na przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej, tj. czy analiza przedwdrożeniowa ma poprzedzać podpisanie umowy wdrożeniowej (tj. ma być przedmiotem osobnej umowy), czy też ma stanowić integralną część umowy wdrożeniowej, tj. jeden z etapów samego wdrożenia.
W ocenie autorek – podobnie jak z doborem metodyki wdrożenia – decyzja w tym zakresie powinna być podejmowana z uwzględnieniem kontekstu konkretnego projektu wdrożeniowego. Oba podejścia mają zarówno zalety, jak i wady, które przedstawia tabela.


> PRZEDMIOT UMOWY – ANALIZA ANALIZIE NIERÓWNA


Na początkowym etapie projektowania umowy należy sobie zadać pytanie: czym jest w ogóle analiza przedwdrożeniowa? Bez tego przygotowanie dobrej, tzn. adekwatnej do danego projektu umowy będzie zadaniem karkołomnym.


W dużym uproszczeniu analiza przedwdrożeniowa to proces, w wyniku którego powstaje dokumentacja opisująca zakres i przedmiot wdrażanego systemu informatycznego, jak i sposób jego realizacji. Dokumentacja analizy przedwdrożeniowej ma więc na celu opisanie przedmiotu umowy wdrożeniowej – tj. „dzieła” w postaci systemu informatycznego, który ma zostać wdrożony w kolejnych etapach lub w ramach odrębnej umowy.


Analiza przedwdrożeniowa (a właściwie jej „produkty”) może być i z reguły jest więc podstawową dokumentacją projektową, określającą przede wszystkim zakres oraz sposób wdrożenia systemu informatycznego, „mapując” wymagania, jakie powinien on docelowo spełnić.


Jednak jest to bardzo duże uproszczenie, ponieważ w zależności od danego przedsięwzięcia zakres i rezultaty analizy przedwdrożeniowej mogą się istotnie różnić. Wszystko zależy od tego, czemu ma służyć analiza przedwdrożeniowa w ramach konkretnego projektu informatycznego i na jakim etapie planowania tego projektu znajduje się klient.


Produktami analizy przedwdrożeniowej mogą być na przykład wszystkie elementy poniższego zestawienia lub tylko wybrane z nich:

 

  • opis procesów biznesowych zamawiającego z przyporządkowaniem do standardowych funkcji oprogramowania lub ze wskazaniem informacji, że konieczna jest modyfikacja standardu wraz z wyceną takich działań (analiza procesów biznesowych),
  • projekt zoptymalizowania procesów biznesowych w firmie,
  • kompleksowy projekt techniczny i funkcjonalny systemu wraz z pełnym opisem całościowego procesu wdrożenia, w tym migracji danych, oraz szczegółową procedurą testów i kryteriami akceptacyjnymi poszczególnych elementów wdrożenia,
  • wymagania dla konfiguracji infrastruktury niezbędnej do wydajnej pracy systemu lub ocena istniejącej infrastruktury technicznej będącej w posiadaniu klienta,•informacja nt. licencji niezbędnych do wdrożenia, w tym ze wskazaniem ich rodzajów, liczby, kryteriów wzrostowych,
  • wstępna prezentacja systemu (proof of concept), pozwalająca na stwierdzenie, jak system zostanie wdrożony (np. w postaci makiety, prezentacji interfejsów, prototypów).

 

Jak zatem widać na powyższych przykładach (a absolutnie nie są one wyczerpujące), nie ma jednej uniwersalnej definicji analizy przedwdrożeniowej. Jej cel, zakres i produkty mogą się istotnie różnić w zależności od danego projektu IT. Co więcej, determinuje to także charakter prawny umowy na przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej, która może być kwalifikowana jako umowa o dzieło (kiedy w jej rezultacie powstaje konkretny produkt, np. dokumentacja opisująca specyfikację i projekt systemu) albo jako umowa o świadczenie usług (kiedy przeważają świadczenia wykonawcy o charakterze usługowym, np. doradczym). Z problematyką ustalenia prawnego charakteru umowy związana jest z kolei m.in. kluczowa dla stron kwestia określenia zakresu i zasad odpowiedzialności wykonawcy z tytułu realizacji umowy (tematyka ta będzie stanowić przedmiot kolejnego artykułu).


Aby uniknąć nieporozumień stron związanych z efektami prac w tym zakresie (tj. aby klient wiedział, co zamawia, a dostawca wiedział, co ma zrobić w ramach umówionego budżetu oraz czasu), umowa na przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej powinna precyzyjnie określać:

 

  • definicję analizy przedwdrożeniowej,
  • zasięg (zakres) organizacyjny i podmiotowy analizy (np. obszar działalności określnego przedsiębiorstwa, jego oddziałów, agentów, podmiotów powiązanych z grupą kapitałową),
  • obszary biznesowe oraz procesy, których ma dotyczyć analiza (np. zarządzanie zasobami, logistyka, magazynowanie),
  • zakres zadań w ramach analizy (np. inwentaryzacja procesów biznesowych, opracowanie dokumentacji analizy),
  • produkty analizy wraz z opisem ich celu oraz wymaganej zawartości i oczekiwanej formy; za niewystarczające należy uznać wskazanie, że wykonawca dostarczy „koncepcję biznesową systemu” albo „opis funkcjonalny systemu”, gdyż umowa powinna opisywać, co taka koncepcja czy opis będą zawierać,
  • formę takich produktów, np. wzory tabel, szablonów dokumentów, według których wykonawca powinien sporządzić dokumentację analizy,•kryteria odbioru analizy jako całości lub jej poszczególnych produktów.

[...]

 

Agata Marcinkowska – radca prawny w kancelarii Barta&Kaliński sp. j. Specjalizuje się w projektach związanych z problematyką nowych technologii, w szczególności prawa IT i umów dotyczących projektów informatycznych, a także prawa ochrony danych osobowych.

Adrianna Żyrek – aplikantka radcowska, prawnik w kancelarii Barta&Kaliński sp. j. Specjalizuje się w projektach związanych z problematyką nowych technologii, w szczególności prawa autorskiego, a także prawa ochrony danych osobowych.

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.

.

Transmisje online zapewnia: StreamOnline

All rights reserved © 2019 Presscom / Miesięcznik "IT Professional"