Praktyka pokazuje, że jedną z najczęstszych przyczyn niepowodzeń projektów informatycznych oraz sporów pomiędzy zamawiającymi systemy IT a ich wykonawcami jest niejasny opis przedmiotu umowy – wdrożenia systemu informatycznego, co skutkuje rozminięciem się oczekiwań zamawiającego z rezultatami prac wykonawcy.

P rzyczyną takiej sytuacji często jest nieprawidłowo wykonana analiza przedwdrożeniowa lub brak jej przeprowadzenia. Niniejszy artykuł jest kontynuacją dwuczęściowego cyklu publikacji, w którym przedstawiamy najważniejsze aspekty prawno-biznesowe umowy na wykonanie analizy przedwdrożeniowej, w tym elementy, na które prawnik i przedstawiciel biznesowy powinni zwrócić szczególną uwagę.

Pierwszy artykuł, dostępny w „IT Professional” 2020/11, poruszał przede wszystkim następujące aspekty umowy na analizę przedwdrożeniową: ƒprzedmiot umowy,ƒ sposoby realizacji analizy,ƒ zasady współdziałania stron, strukturę projektową oraz komunikację stron,ƒ moment podpisania umowy na analizę przedwdrożeniową. Kontynuując dotychczasową tematykę, w tym artykule skupimy się natomiast na następujących zagadnieniach:

• ƒ charakter umowy na przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej (dzieło/usługa) oraz zasady odpowiedzialności wykonawcy,
• ƒ prawa autorskie, transfer wiedzy, poufność,ƒ zasady przeglądów i aktualizacji analizy celem dostosowania jej do zmieniającego się otoczenia projektu lub potrzeb klienta.

> CHARAKTER UMOWY ORAZ ZASADY ODPOWIEDZIALNOŚCI WYKONAWCY

Dla określenia zasad odpowiedzialności wykonawcy bardzo istotne znaczenie ma prawna kwalifikacja umowy na przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej, tj. ustaleniem, czy dana umowa ma charakter umowy o dzieło (tzw. umowa rezultatu), czy raczej umowy o świadczenie usług (tzw. umowa starannego działania). Decydujące znaczenie w tym zakresie będzie miał cel, rodzaj i zakres świadczeń wykonawcy przyjęty w ramach danego projektu informatycznego. Na przykład w zakresie, w jakim wykonawca zobowiązuje się do:

• ƒ dostarczenia konkretnych produktów wykonanych w oparciu o sprecyzowane kryteria/założenia (np.system, dokumentacja), czyli jest on odpowiedzialny za rezultat swoich działań – umowa taka będzie miała charakter umowy o dzieło,
• ƒ świadczenia usług m.in. o charakterze konsultingowym lub doradczym (np. bieżąca, „warsztatowa” współpraca doświadczonych analityków i projektantów systemu z klientem w ramach wspólnego zespołu analityczno-projektowego), czyli jest on odpowiedzialny za realizację swoich działań w sposób staranny, zgodnie z przyjętym miernikiem staranności – umowa taka będzie miała charakter umowy o świadczenie usług.

Oczywiście możliwy jest mieszany charakter umowy na przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej – zarówno z elementami usługowymi (konsultingowymi) oraz elementami dzieła (dokumentacji analizy przedwdrożeniowej). W takim przypadku, dokonując kwalifikacji całości umowy, należy ocenić, który z elementów umowy ma charakter przeważający. W wielu bowiem przypadkach elementy usługowe/ konsultingowe realizowane w ramach analizy przedwdrożeniowej służą do prawidłowego wykonania dzieła w postaci analizy przedwdrożeniowej lub są do jego wykonania niezbędne. Nie stanowią natomiast celu samego w sobie, lecz są konieczne do prawidłowego wykonania dzieła.

W praktyce przeważająca liczba umów na analizę przedwdrożeniową ma charakter umowy o dzieło, z czym zasadniczo wiąże się równocześnie przyjęcie określonego w przepisach kodeksu cywilnego katalogu zasad odpowiedzialności wykonawcy, o którym mowa w dalszej części artykułu. Warto jednak pamiętać, że określenie charakteru umowy powinno mieć zawsze miejsce w odniesieniu do konkretnego projektu informatycznego i ustalonych w nim zobowiązań wykonawcy. Jeżeli w danym projekcie będą przeważały zobowiązania wykonawcy np. o charakterze konsultingowym, to prawdopodobnie będziemy mieli do czynienia z umową realizowaną w modelu usługowym. Niekiedy strony umowy decydują się na jednoznaczne uregulowanie tej kwestii poprzez zawarcie w umowie postanowienia, że dana umowa realizowana jest w modelu umowy o dzieło / w modelu usługowym. Należy to uznać za dobrą praktykę, ponieważ tego rodzaju postanowienia mogą być pomocne przy ocenie charakteru umowy oraz intencji stron w tym zakresie. Trzeba jednak pamiętać, że umowa o dzieło powinna określać rezultat końcowy analizy w postaci określonych produktów, zatem tego rodzaju postanowienia nie będą przesądzać o charakterze umowy. Skupiając się na powszechnie przyjmowanym modelu analizy przedwdrożeniowej jako dzieła, należy wskazać na następujące kodeksowe zasady odpowiedzialności wykonawcy, które w umowie mogą podlegać dalszemu uszczegółowieniu lub modyfikacji.

[...]

Agata Marcinkowska – radca prawny w kancelarii Barta & Kaliński sp. j. Specjalizuje się w projektach związanych z problematyką nowych technologii, w szczególności prawa IT i umów dotyczących projektów informatycznych, a także prawa ochrony danych osobowych.

Adrianna Żyrek – aplikantka radcowska, prawnik w kancelarii Barta & Kaliński sp. j. Specjalizuje się w projektach związanych z problematyką nowych technologii, w szczególności prawa autorskiego, a także prawa ochrony danych osobowych.