Platforma Teams stała się popularna w wielu firmach – zdecydowanie ułatwia pracę zdalną, służy do sprawnej komunikacji. Narzędzie to – ze względu na swoją powszechność oraz dostępność – przechodzi liczne aktualizacje. By jednak w pełni korzystać z  rozbudowanej aplikacji, warto poznać jej wszystkie funkcje i dodatki.

Im częściej korzystamy z MS Teams, tym więcej wiadomości i danych przechowuje aplikacja. Po kilku tygodniach użytkowania łatwo zapomnieć, gdzie znajduje się dany plik czy ważna informacja. Microsoft oferuje więc funkcję wyszukiwania, która działa bezpośrednio w Teamsach. Wyszukiwarka obsługuje sporo komend i haseł kluczowych, które pozwalają zawężać wyniki. Komendy Keyword Query Language przedstawiono w ramce KQL, czyli jak szukać w Teamsach – mogą one zaoszczędzić sporo czasu w codziennym użytkowaniu.

> USPRAWNIONA KOMUNIKACJA

Przydatną funkcją jest używanie tagu @ na czacie grupowym. Jeśli w dyskusji bierze udział kilka osób, warto oznaczać wiadomości adresowane do poszczególnych użytkowników w formie: @jan_kowalski + treść wiadomości. Dzięki temu dana osoba od razu wie, że nasza wiadomość jest skierowana do niej i to od niej oczekujemy reakcji, odpowiedzi. Powiadomienia o aktywnościach innych użytkowników powinny być skonfigurowane zgodnie z naszymi potrzebami. Tak, żebyśmy np. od razu wiedzieli, że zostaliśmy oznaczeni w danej dyskusji lub że pojawiły się nowe informacje w wybranych przez nas kanałach. Aby zmienić ustawienia powiadomień, przechodzimy do danego kanału i wybieramy trzy kropki obok jego nazwy – wyświetla się wówczas więcej opcji użytkowania. Następnie przechodzimy do Powiadomienia kanału, wybieramy Niestandardowe. Wyświetli się nowe okno, w którym możemy wprowadzić odpowiednie zmiany, np. włączyć pokazywanie powiadomień tylko wtedy, gdy jesteśmy w danym kanale, czy też włączyć wzmianki – otrzymywanie powiadomień, gdy ktoś wymieni nas z tagiem @ w wiadomości.

Warto dodać, że jeśli włączymy powiadomienia w trybie Baner i kanał informacyjny, będą one wyświetlane również w formie niewielkich okienek w Windows, w prawym dolnym rogu paska zadań. Powiadomienia możemy skonfigurować również na poziomie globalnym – dla całej aplikacji. W tym celu wystarczy przejść do Ustawienia i wybrać Powiadomienia. Teams oddziela kanały i czaty, co nie jest zbyt pomocne, gdy chcemy szybko wysłać komuś wiadomość prywatną, a akurat jesteśmy w samym środku rozmowy grupowej. Na szczęście jest na to sposób. Należy kliknąć na profil danej osoby – pojawi się okno z kilkoma opcjami do wyboru, łącznie z polem wiadomości na samym dole. Jeśli wpiszemy w to pole treść wiadomości, zostanie ona wysłana jako prywatna do danego użytkownika, a my nie będziemy musieli opuszczać czatu grupowego.

Kolejna wygodna funkcja to opcja zamieniania czatu w rozmowę audio lub wideo. Aby do kogoś zadzwonić albo połączyć się z kamerą, wystarczy kliknąć jego profil i wybrać odpowiednią ikonę. Kiedy prowadzimy rozmowę audio/wideo, warto wiedzieć, że możemy korzystać z funkcji nagrywania spotkań, udostępniać ekran, jak również przesyłać pliki do wskazanych uczestników. To właśnie tego typu funkcje sprawiają, że Microsoft Teams coraz częściej jest kojarzony z aplikacją bardziej do współpracy online, a nie tylko z narzędziem komunikacji cyfrowej. Ponadto do danego kanału można dodawać różne zakładki. Domyślnie bowiem Teamsy wyświetlają Wpisy, Pliki i Wiki (edytor tekstu), ale jest też opcja rozszerzona – załączanie stron, konkretnych plików, jak również aplikacji użytkowych typu Trello lub Zendesk. Wystarczy tylko kliknąć ikonę plusa widoczną obok Wiki, a następnie wybrać i skonfigurować właściwą zakładkę.

[...]

Założyciel firmy doradczo-technologicznej; pełnił funkcję redaktora naczelnego w magazynach i serwisach informacyjnych z branży ICT. Dziennikarz z ponad 13-letnim doświadczeniem i autor książek nt. start-upów i przedsiębiorczości.