Prawidłowa realizacja wdrożenia systemu IT jest istotna zarówno z perspektywy biznesowej czy finansowej, jak i techniczno-organizacyjnej. Środkiem, który pozwala stronom osiągnąć ten cel, jest dobrze skonstruowana umowa.

Podstawowe korzyści związane z prawidłową realizacją wdrożenia systemu IT to, dla zamawiającego, skutecznie działające rozwiązanie informatyczne, które umożliwia realizację założonych procesów biznesowych, a dla wykonawcy – podstawa do uzyskania wynagrodzenia za wykonane prace. To również, co do zasady, płynna, terminowa i bezkonfliktowa współpraca projektowa stron. Nie budzi zatem wątpliwości, że osiągnięcie ww. stanu jest w praktyce pożądane. Środkiem, który w realny sposób może się do tego przyczynić, jest odpowiednio skonstruowana umowa wdrożeniowa, w sposób kompleksowy odzwierciedlająca ustalenia biznesowe stron, w tym cele, przebieg, zasady realizacji wdrożenia oraz jego oczekiwane rezultaty.

Z prawnego punktu widzenia umowa wdrożeniowa to tzw. umowa nienazwana, której treść nie jest odgórnie określona przepisami, lecz – w granicach swobody umów, o której mowa w art. 3531 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (dalej: kc) – może zostać ukształtowana według uznania stron, w tym adekwatnie do realiów konkretnego projektu. Można niemniej wskazać pewne elementy standardowe, które co do zasady powinny znaleźć się w każdej tego typu umowie, w celu zabezpieczenia prawidłowej realizacji wdrożenia.

> PRZEDMIOT UMOWY

Każda umowa wdrożeniowa powinna precyzyjnie i w sposób możliwie wyczerpujący opisywać, co jest jej przedmiotem oraz jakie są zobowiązania jej stron. Taki opis, wraz ze szczegółowymi wymaganiami technicznymi, będzie bowiem stanowić punkt odniesienia, gdy dojdzie do ustalania, jakie świadczenia i przez kogo powinny zostać wykonane, oraz w konsekwencji do ustalenia, czy zostały wykonane prawidłowo. Przedmiotem umowy wdrożeniowej może być przy tym w szczególności dokonanie przez wykonawcę następujących czynności lub prac na rzecz zamawiającego, w zamian za wynagrodzenie:

• przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej (o ile nie jest przedmiotem odrębnej umowy);
• opracowanie i wdrożenie systemu informatycznego (należy doprecyzować, jaki to system, z jakich elementów się składa, jakie procesy biznesowe zamawiającego ma realizować);
• opracowanie i dostarczenie dokumentacji systemu informatycznego;
• przeniesienie majątkowych praw autorskich albo udzielenie licencji do udostępnionych utworów;
• przeprowadzenie lub umożliwienie startu produkcyjnego;
• zapewnienie okresu stabilizacji, w tym usuwanie błędów;udzielenie gwarancji jakości na wykonane prace;
• przeprowadzenie migracji danych z systemów zewnętrznych;
• realizacja szkoleń lub warsztatów dla użytkowników systemu.

> HARMONOGRAM WDROŻENIA

Kolejną kluczową kwestią, którą należy zabezpieczyć w ramach umowy, jest terminowość realizacji wdrożenia. W tym celu strony powinny opracować wewnętrznie spójny i „czytelny” harmonogram prac. Nierzadko taki harmonogram, oprócz kluczowych dat realizacji prac (dat końcowych), będzie również zawierał elementy dookreślające uzgodnienia biznesowe stron, a tym samym wyznaczające zakres i sposób realizacji wdrożenia, np. podział prac na etapy czy fazy podlegające osobnym odbiorom, wykaz produktów, które mają zostać dostarczone zamawiającemu, podział odpowiedzialności w ramach poszczególnych zadań pomiędzy stronami, daty i podział płatności wynagrodzenia, kamienie milowe, wskazanie prac, których nieterminowe wykonanie wiąże się z możliwością naliczenia kar umownych.

> ZARZĄDZANIE WYKONANIEM UMOWY

Należy zdawać sobie sprawę, że wdrożenie oprogramowania to często skomplikowany i dynamiczny proces. Przy tego typu umowach konieczne jest uwzględnienie mechanizmów mających na celu zarządzanie realizacją projektu. Nie tylko usprawnia to wykonywanie umowy, ale też pomaga zapewnić prawidłowy efekt końcowy. Takimi instrumentami mogą być:

• przydzielenie kompetencji koordynatorom stron i komitetowi sterującemu oraz upoważnienie ich do podejmowania określonych w umowie decyzji;
• określenie ścieżki eskalacji problemów;
• zapewnienie bezpośredniego, bieżącego kontaktu pomiędzy stronami – np. wskazanie punktów kontaktowych po stronie wykonawcy i zamawiającego, ustalenie regularnych spotkań zamawiającego i wykonawcy;
• ustalenie zasad zmian personelu wykonawcy zaangażowanego w projekt;
• wprowadzenie obowiązku raportowania o postępach prac lub napotkanych trudnościach i przeszkodach;
• określenie zakresu współdziałania zamawiającego.

> WSPÓŁDZIAŁANIE ZAMAWIAJĄCEGO

Projekty wdrożeniowe charakteryzują się tym, że konieczne jest odpowiednie zaangażowanie w nich zamawiającego – bez jego współdziałania wręcz nie jest możliwe zrealizowanie projektu. Zgodnie z art. 354 § 2 w zw. z art. 354 § 1 kc wierzyciel obowiązany jest współdziałać z dłużnikiem zgodnie z treścią zobowiązania i w sposób odpowiadający jego celowi społeczno-gospodarczemu oraz zasadom współżycia społecznego, a jeśli istnieją w tym zakresie ustalone zwyczaje – także w sposób odpowiadający tym zwyczajom. Ponadto, zgodnie z art. 640 kc, jeżeli do wykonania dzieła potrzebne jest współdziałanie zamawiającego, a tego współdziałania brak, przyjmujący zamówienie może wyznaczyć zamawiającemu odpowiedni termin z zastrzeżeniem, iż po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu będzie uprawniony do odstąpienia od umowy. Na współdziałanie zamawiającego należy jednak spojrzeć nie tylko jako na obowiązki i obciążenie, ale również narzędzie pozwalające na zapewnienie sobie rozwiązania IT skrojonego na miarę.

Współdziałanie zamawiającego może polegać np. na wspólnym z wykonawcą doprecyzowaniu przedmiotu umowy, udzielaniu informacji i odpowiadaniu na pytania, dostarczeniu odpowiedniej jakości danych, jak również dostarczaniu wykonawcy odpowiednich licencji, jeżeli strony ustaliły, że to po stronie zamawiającego będzie ich pozyskanie czy zapewnienie odpowiedniej infrastraktury. Zakres wymaganego współdziałania będzie więc zależał od specyfiki danego projektu i biznesowej strategii zamawiającego. Dobrą praktyką będzie precyzyjne określenie w umowie zakresu współdziałania, nawet jako konkretnych zadań przypisanych w harmonogramie zamawiającemu.

> PROCEDURA KONTROLI ZMIAN

Mechanizmem umownym o istotnym znaczeniu dla zapewnienia prawidłowej realizacji wdrożenia IT może być także wypracowana przez strony procedura kontroli zmian, tj. procedura, która określa zasady dokonania zmiany inicjalnego zakresu umowy.

W projektach informatycznych, zwłaszcza tych złożonych lub długoterminowych, potrzeba takiej zmiany pojawia się bowiem dość często (m.in. w związku z postępem technologicznym, rozwojem biznesu zamawiającego czy aspektami rynkowymi). Umowy, które nie są odpowiednio elastyczne, tj. nie przewidują możliwości wprowadzenia zmian, w wielu przypadkach nie są wykonywane zgodnie z ich treścią lub ich realizacja opiera się na ustnych uzgodnieniach – z czym oczywiście wiążą się określone ryzyka prawne i biznesowe.

W ramach procedury kontroli zmian strony powinny zatem w szczególności uzgodnić: co będzie traktowane jako „zmiana” zakresu danej umowy; tryb, w jakim zmiana ma zostać wprowadzona do umowy; osoby upoważnione do podejmowania określonych czynności lub decyzji dotyczących zmiany; formę oraz sposób zatwierdzenia zmiany; a także zasady ponoszenia kosztów danej zmiany. Więcej na temat procedury kontroli zmian można przeczytać w artykule Agaty Marcinkowskiej i Adrianny Żyrek „Kierowanie zmianą w projektach informatycznych” („IT Professional”, 6/2022, s. 41).

[...]

Kama Reiter – radczyni prawna w kancelarii Barta & Kaliński sp. j. Specjalizuje się w projektach z zakresu prawa zobowiązań, prawa własności intelektualnej oraz prawa zamówień publicznych.
Adrianna Żyrek – aplikantka radcowska, prawniczka w kancelarii Barta & Kaliński sp. j. Specjalizuje się w projektach związanych z problematyką nowych technologii, w szczególności prawa autorskiego, a także prawa ochrony danych osobowych.