Polskie firmy, które stawiają na pracę rozproszoną i środowisko chmurowe, coraz częściej wybierają pakiet Google Workspace. Sprawdzamy, jakie są jego wady i zalety oraz czy to dobra alternatywa dla oprogramowania Microsoftu.

Microsoft Office 365 zmienił nazwę na Microsoft 365, natomiast pakiet Google G Suite nazywa się obecnie Google Workspace. To rozbudowany zestaw aplikacji biurowych, nastawiony na szerokie możliwości współpracy online. Opiera się na subskrypcji, którą trzeba wykupić jako uaktualnienie z bezpłatnych aplikacji Google'a dostępnych dla każdego, kto ma konto Google.

Można śmiało stwierdzić, że Google Workspace jest najlepszym dostępnym pakietem biurowym w chmurze, a przynajmniej znajduje się w pierwszej trójce. Dla organizacji, które chcą zrezygnować z aplikacji desktopowych i zamierzają przenieść wszystkie dokumenty oraz pliki do środowiska online, Google Workspace będzie dobrym wyborem. Większość użytkowników może być jednak zainteresowana spokojem ducha, który zapewnia przechowywanie plików na dyskach komputerów w trybie offline. Wówczas wybór powinien paść na Microsoft 365 oferujący wersje desktopowe aplikacji z łatwą możliwością zapisywania plików na dysku.

> PIERWSZE KROKI

Konto firmowe Workspace zakłada się w prosty sposób. Można albo podać posiadaną już nazwę domeny, albo założyć własną domenę w środowisku Google'a – wówczas musimy wnieść opłatę za rok z góry. Opłata rejestracyjna wynosi 50 zł lub więcej, zależnie od adresu. Po dodaniu domeny i danych na potrzeby konta możemy stworzyć adresy e-mail dla siebie i współpracowników. Z poziomu ekranu startowego da się wysłać już wiadomości do kolegów i koleżanek, aby powiadomić ich o nowych adresach mailowych. Następnie należy zalogować się do Google Workspace, używając menu w prawym górnym rogu.

Pracę w Workspace można zacząć od stworzenia prostej witryny firmowej – służy do tego aplikacja Witryny. Pozwala na stworzenie nieskomplikowanej strony internetowej w kilka chwil albo serwisu zawierającego wiele podstron, co zajmie kilka godzin. Witryny to aplikacja bezpłatna dla każdego użytkownika konta. Jeśli chcemy opublikować gotową stronę w internecie, za darmo możemy zrobić to tylko w domenie sites.google.com, natomiast po wykupieniu subskrypcji mamy możliwość opublikowania witryny w naszej domenie. Podobnie działa to oczywiście w dowolnej usłudze hostingowej i Google nie jest tutaj wyjątkiem.

Poza Witrynami w każdym abonamencie Workspace mamy dostęp do następujących aplikacji: Gmail, Dysk, Meet (spotkania online), Kalendarz, Chat, Jamboard (tablica online), Dokumenty, Arkusze, Prezentacje, Keep (notatnik online) oraz Formularze.

Oczywiście te same aplikacje są dostępne za darmo dla użytkowników indywidualnych, niemniej w wersji Workspace istnieje możliwość przesyłania własnych dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych czy prezentacji, których użyjemy później jako szablonów do tworzenia nowych plików. Zyskujemy też więcej opcji współpracy online, np. określimy, że dokument może otworzyć tylko członek naszej organizacji (ma e-mail w tej samej domenie), który otrzyma automatyczne powiadomienie o pliku, jaki został mu udostępniony. A ile kosztuje abonament Google Workspace?

> WERSJE I KOSZTY

Workspace nie jest tanim oprogramowaniem. Ale nie można też powiedzieć, że Microsoft oferuje swoje oprogramowanie znacznie taniej lub drożej. Ceny są porównywalne.

Najtańsza wersja Google Workspace'a, Business Starter, kosztuje 27 zł miesięcznie za użytkownika i zapewnia 30 GB miejsca na dane, a także możliwość organizowania spotkań online dla maksymalnie 100 uczestników. Dla wielu osób będzie to wystarczająco dobry wariant, niemniej nawet ten pakiet jest dość drogi. Kolejną wersją jest Business Standard. W tym wypadku płacimy 54 zł miesięcznie za użytkownika, ale zyskujemy trzy istotne korzyści. Po pierwsze, możemy prowadzić spotkania w większym gronie – do 150 uczestników. Po drugie, pojawia się opcja nagrywania spotkań, więc np. szkolenia wewnętrzne udostępnimy z łatwością osobom, które akurat nie mogły wziąć udziału w spotkaniu. I po trzecie, każdy użytkownik ma wówczas na dane 2 TB miejsca, a to już w pełni zadowalająca przestrzeń dla większości osób.

Workspace występuje jeszcze w wersji Business Plus – 81 zł miesięcznie za użytkownika. Mamy wówczas 5 TB miejsca na dane, spotkania do maksymalnie 500 uczestników z opcją nagrywania, ale też ulepszone mechanizmy zabezpieczeń, w tym funkcje zarządzania punktami końcowymi oraz Vault (narzędzie do bezpiecznego przechowywania i pozyskiwania danych elektronicznych). Jeśli mamy jeszcze większe potrzeby, pozostaje wariant Enterprise, wyceniany indywidualnie.

Dla porównania Microsoft 365 w najtańszej wersji dla firm (Business Basic) kosztuje 24 zł miesięcznie za użytkownika (1 TB miejsca na dane, spotkania maksymalnie 300 uczestników), ale mamy przy tym dostęp tylko do aplikacji mobilnych i online – bez tych klasycznych do instalacji na dysku komputera. Dopiero wersja 365 dla Firm (42 zł miesięcznie) daje dostęp do klasycznych aplikacji, natomiast ciągle otrzymujemy tylko 1 TB miejsca na dane.

> PRACA W CHMURZE

Google stawia na chmurę i zapewnia stabilną pracę online. Ale aplikacje działające w środowisku chmurowym zawsze mają w pewnym stopniu ograniczony zestaw funkcji w porównaniu z odpowiednikami instalowanymi na dysku. Warto jednak zauważyć, że większość dokumentów i arkuszy kalkulacyjnych nie wymaga dostępu do mnóstwa funkcji i to, co zapewnia chmura, w zupełności wystarcza.

Trzeba podkreślić, że aplikacje chmurowe przeszły też sporą ewolucję w ostatnich latach. Dawniej nie oferowały np. możliwości korzystania ze skrótów klawiaturowych. Obecnie nie jest to problemem. W Google Workspace możemy korzystać ze skrótów i są one wyświetlane w interfejsie, a także dostępne niemal dla każdej funkcji.

[...]

Autor jest założycielem firmy doradczo-technologicznej. Pełnił funkcję redaktora naczelnego w magazynach i serwisach informacyjnych z branży ICT. Dziennikarz z ponad 13-letnim doświadczeniem i autor książek na temat start-upów oraz przedsiębiorczości.