Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies.


06.12.2018

Niższe moce

UPS Eaton 9SX
03.12.2018

Monitory dla MŚP

AOC E1
29.11.2018

Wykrycie szkodliwego...

Sophos Intercept X Advanced
27.11.2018

Automatyzacja zabezpieczeń

Red Hat Ansible Automation
23.11.2018

Nieograniczona skalowalność

SUSE Enterprise Storage 5.5
20.11.2018

Dwa procesory Threadripper

AMD Ryzen Threadripper 2970WX i 2920X
16.11.2018

Dla biznesu i edukacji

Optoma 330USTN
13.11.2018

Superszybki dysk SSD

Patriot Evolver
09.11.2018

Ograniczenie kosztów

Canon imageRUNNER ADVANCE 525/615/715

Mobilne zarządzanie projektami

Data publikacji: 29-08-2018 Autor: Grzegorz Kubera
Tworząc projekty w wybranych...

Na rynku znajdziemy wiele systemów do zarządzania projektami. Opisujemy najważniejsze funkcje dostępnych narzędzi, podpowiadamy, na co zwracać uwagę przy ich wyborze, a także prezentujemy możliwości ich wykorzystania na urządzeniach mobilnych.

Niewielkie firmy, prowadząc działalność, zwykle nie używają żadnego systemu do zarządzania projektami. Wystarcza im wysyłanie zadań za pomocą poczty elektronicznej i przeprowadzanie rozmów, np. w ramach cotygodniowych spotkań, na których planuje się nowe prace i podsumowuje to, co udało się wykonać w ostatnim czasie. Jeśli jednak pracy jest coraz więcej czy też przybywa członków zespołu, wykorzystywanie prostych metod prowadzi w końcu do błędów i opóźnień. Aby realizować projekty w wyznaczonym czasie i przy założonym budżecie, zespoły muszą spisywać i dzielić się informacjami, wyznaczać terminy, a także udostępniać sobie wzajemnie pliki i dokumenty – tak aby nie dochodziło do sytuacji, że dany współpracownik aktualizuje np. dokument, który już wcześniej został zaktualizowany przez inną osobę, ale ta zapomniała rozesłać e-mailem najnowszą wersję do zespołu.

Kiedy więc firma uzna, że musi na poważnie podejść do kwestii zarządzania projektami, powinna zdecydować się na jeden z dostępnych systemów, które służą właśnie do tego celu. Systemy tego rodzaju pozwalają pracownikom, ale też kontrahentom czy zewnętrznym partnerom, na wprowadzanie i kontrolowanie informacji dotyczących przebiegu procesów i prac. W jednym miejscu można zamieścić wszystkie najważniejsze dane na temat wybranych projektów, co porządkuje i ułatwia prace całego zespołu. W zasadzie każdy system umożliwia szybki podgląd aktualnie prowadzonych projektów, jak również – po stronie product managera – zagłębianie się w detale każdego z nich. Niektóre oferują ponadto narzędzia do zarządzania zasobami. Przez zasoby rozumiemy tutaj takie elementy jak: pieniądze (budżet), pracowników (moce przerobowe) oraz surowce (materiały potrzebne do wykonania projektu).

Każdy z systemów pomaga uniknąć sytuacji, z powodu których firma mogłaby nie skończyć prac w terminie, a jeśli mimo wszystko się na to zanosi – umożliwia łatwe, często zautomatyzowane wprowadzanie zmian w harmonogramie zadań. Dostępne są też raporty, które dają menedżerom wgląd w to, którzy członkowie zespołu wykonują za mało zadań, a którzy są zbyt obłożeni pracą. Do dyspozycji są ponadto narzędzia monitorujące czas pracy (ile godzin dana osoba wykonywała poszczególne zadania), jak również integracje z usługami i narzędziami firm trzecich.

> Niezastąpione dla project managera

W przypadku systemów do zarządzania projektami nie możemy pomijać jednej rzeczy: jest to oprogramowanie stworzone z myślą przede wszystkim o project managerach. Dlaczego o tym piszemy? Ponieważ w sieci można znaleźć wiele narzędzi do zarządzania pracą, ale nie wszystkie służą do zarządzania projektami. Przez projekt należy rozumieć takie prace, które mają datę początkową i końcową (deadline), a także składają się z co najmniej kilku zadań. Projektem będzie więc tworzenie strony internetowej dla kontrahenta, gdzie poszczególnymi zadaniami będą np.: zaprojektowanie interfejsu, przygotowanie grafik, opisów czy wdrożenie na serwer. Takie prace określane są projektami i do zarządzania nimi powstały specjalne systemy. Wydawanie miesięcznika, takiego jak „IT Professional”, również można uznać za projekt, natomiast prowadzenie bloga internetowego, choć wiąże się z wieloma różnymi zadaniami, nie jest projektem – to praca ciągła, bez daty zakończenia i nieprzekraczalnych terminów.

Każdy projekt powinien mieć swojego opiekuna, który będzie nadzorował prace i w razie potrzeby przekierowywał zasoby. Project manager tworzy poszczególne zadania, przypisuje je odpowiednim osobom i pilnuje terminów, a także prowadzi komunikację z klientem. Tutaj warto zauważyć, że wiele systemów oferuje funkcję chatu na żywo, która przydaje się właśnie w takim momencie – kiedy trzeba coś pokazać klientowi, prosząc go o zalogowanie się do wykorzystywanego przez nas systemu.

Z systemu korzystają również poszczególni pracownicy. Aktualizują swoje postępy w przydzielonych zadaniach, a także sprawdzają, czy nie pojawiły się nowe prace do wykonania lub nie zmieniły się terminy. W zależności od systemu pracownicy mogą też podawać, ile czasu zajęło im wykonanie poszczególnych zadań. Takie informacje przydają się później przy planowaniu kolejnych projektów, ponieważ można dokładniej przewidzieć, ile czasu potrzeba na realizację wybranych zobowiązań.

Dobrej klasy system powinien również oferować możliwość łatwego udostępniania plików i wymieniania się nimi. I to zarówno z poziomu przeglądarki WWW, jak i poprzez aplikacje mobilne (Android, iOS) obsługiwane za pomocą smartfonów lub tabletów.

[...]

Założyciel i dyr. generalny firmy doradczo-technologicznej, pełnił funkcję redaktora naczelnego w magazynach i serwisach informacyjnych z branży ICT. Dziennikarz z ponad 10-letnim doświadczeniem i autor książki nt. tworzenia start-upów.

Artykuł pochodzi z miesięcznika: IT Professional

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.

.

Transmisje online zapewnia: StreamOnline

All rights reserved © 2013 Presscom / Miesięcznik "IT Professional"