Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies.


26.10.2020

Nowa wersja nVision

Można już pobierać nową wersję nVision
26.10.2020

Monitorowanie infrastruktury

Vertiv Environet Alert
23.10.2020

Telefonia w chmurze

NFON Cloudya
23.10.2020

Nowości w EDR

Bitdefender GravityZone
23.10.2020

Wykrywanie anomalii

Flowmon ADS11
23.10.2020

Mobilny monitor

AOC 16T2
22.10.2020

HP Pavilion

HP zaprezentowało nowe laptopy z linii Pavilion.
22.10.2020

Inteligentny monitoring

WD Purple SC QD101
22.10.2020

Przełącznik 2,5GbE

QNAP QSW-1105-5T

Oprogramowanie do współpracy online

Data publikacji: 22-10-2020 Autor: Grzegorz Kubera
Tablice Kanban w aplikacji...

Narzędzia wykorzystywane podczas pracy zdalnej mogą nie tylko poprawić komunikację, ale przede wszystkim zwiększyć produktywność w firmie. Na co zwracać uwagę przy wyborze odpowiedniego systemu? Jakie funkcje są kluczowe? Warto przyjrzeć się najpopularniejszym rozwiązaniom.

 

Aplikacje do współpracy pozwalają lepiej zarządzać czasem i zadaniami całego zespołu. Nie trzeba już wysyłać e-maili do współpracowników czy zostawiać wiadomości głosowych na telefonie. Jeśli korzystamy z odpowiedniego oprogramowania, wszystkie osoby zaangażowane w projekt otrzymują odpowiednie powiadomienia – na smartfonie lub komputerze. Wówczas mamy pewność, że każda osoba ma dostęp do niezbędnych zasobów, a także prowadzimy komunikację bezpośrednio w aplikacji i w czasie rzeczywistym. Obecnie większość rozwiązań dostępnych jest w chmurze, a użytkownicy uzyskują dostęp za pomocą kont online (każdy ma swój login i hasło).


> Korzyści z przejrzystości


Implementując wybrane oprogramowanie do współpracy, zyskujemy zdecydowanie lepszy przepływ informacji. Przede wszystkim zmniejsza się zależność od poczty e-mail. Oczywiście, skrzynka mailowa zostaje nienaruszona, jednak wymiana wiadomości – za sprawą zastosowanego narzędzia – odbywa się w czasie rzeczywistym. Czat grupowy na temat danego projektu czy zaistniałej aktualizacji sprzyja osiągnięciu porozumienia, szczególnie gdy mamy do czynienia z dużym zespołem. Zwiększa się produktywność oraz efektywność wykonywanej pracy. Bo np. przekazywanie załącznika mailem, z prośbą np. o naniesienie uwag czy zmian, generuje dużo błędów. Nie wiadomo, kto ostatni pracował na danym pliku, czy już można dopisywać swoje adnotacje, czy wszyscy respondenci przeczytali wiadomość i która wersja dokumentu jest tą ostateczną. Dzięki oprogramowaniu służącemu do współpracy analizowane materiały zgromadzone są w jednym miejscu, zadania nie są dublowane, a ewentualne opóźnienia w projekcie – od razu zauważone oraz monitorowane.


Rośnie również transparentność wszystkich działań. W sposób szybki i przejrzysty dzielimy się informacjami między działami – od razu wiadomo, gdzie szukać potrzebnych do pracy informacji. Przy przekazywaniu stanowiska czy podczas wdrażania nowej osoby z łatwością przekazywane są potrzebne materiały, a cała korespondencja zostaje zarchiwizowana, następnie zaś przekazana wskazanym osobom. Wszystko zgodnie z wytycznymi rodo, tak żeby zachować poufność zgromadzonych danych. Project managerowie również mają ułatwione zadanie, ponieważ na bieżąco widzą wszystkie zachodzące zmiany, a postępy prac śledzą bezpośrednio w aplikacji. Dzięki temu od razu wiadomo, gdzie należy wprowadzić zmiany i czy uda się ukończyć prace w terminie. Oprogramowanie do współpracy świetnie nadaje się także do zadań wykonywanych zdalnie. Niezależnie od tego, gdzie znajduje się dana osoba, może mieć ona dostęp do systemu i taki sam wgląd w dokumenty jak osoby pracujące na miejscu w biurze. Pracownik na home office może poczuć się jak członek zespołu i nie ma poczucia „działania” w odrębnym silosie.


> Priorytety w kolejności


Poza funkcją czatu i rozmów grupowych oprogramowanie do współpracy oferuje kilka innych rozwiązań. Czego nie może zabraknąć? Przede wszystkim możliwości przydzielania zadań poszczególnym użytkownikom (członkom zespołu) i nadawania im priorytetów. Project manager może sprawdzić, jakie zadania mają do wykonania poszczególne osoby, a następnie zdecydować, co komu przyznać i jaki wyznaczyć termin realizacji. Dodatkowo do zadań możemy nadawać priorytety, aby personel wykonywał je we właściwej dla projektu kolejności. Kolejne funkcje niezbędne w oprogramowaniu do współpracy to kalendarz i przechowywanie plików w chmurze. W kalendarzu, poza ważnymi terminami dla projektów, możemy umieszczać daty spotkań i rozmów grupowych. Przechowywanie plików to wygoda dla całego zespołu – wszyscy pracownicy mają dostęp do tego samego repozytorium i nie ma już np. problemu ze znalezieniem ważnego dokumentu w skrzynce e-mail.


Aplikacje do współpracy powinny też oferować system powiadomień i alertów. Dobrymi rozwiązaniami są te, które występują również w wersji mobilnej – wówczas na smartfonie będziemy otrzymywać stosowne powiadomienia, np. o zbliżającym się terminie wykonania danego zadania. Dodatkowo możliwe są powiadomienia e-mail, a nawet SMS. Kolejne użyteczne funkcje to przechowywanie kontaktów oraz analizy. Kiedy pracujemy nad danym projektem, często musimy skontaktować się z osobami spoza zespołu, np. z klientem czy z firmą pośrednią. Warto wówczas wprowadzić dane kontaktowe do takich osób – bezpośrednio w aplikacji do współpracy przy konkretnym projekcie. Ułatwi to komunikację całemu zespołowi. Z kolei analizy to przede wszystkim możliwość sprawdzenia, jak na przestrzeni czasu radzą sobie poszczególne osoby i project managerowie – można szybko zobaczyć, czy zadania są wykonywane na czas i jakie osoby są najbardziej i najmniej produktywne (ta opcja możliwa jest do sprawdzania wtedy, gdy aplikacja do współpracy dysponuje jeszcze funkcją monitorowania czasu – czyli weryfikacji, ile godzin dana osoba poświęca na konkretne zadanie). Zyskujemy wówczas szerszy wgląd w to, jak szybko zespół realizuje poszczególne projekty. Pozwala to lepiej oszacowywać czas wykonania danego zlecenia i w przyszłości rzetelniej ustalić deadline.


> Sprawdzone rozwiązania


W zależności od potrzeb warto wybrać taką aplikację, która możliwie najlepiej pasuje do naszej organizacji. Dla przykładu LiquidPlanner (liquidplanner.com, cena: od 45 dol./mies. za użytkownika) cieszy się uznaniem przede wszystkim wśród tych firm, które chcą rozbudowanej funkcjonalności w zakresie zarządzania zasobami i projektami. LiquidPlanner oferuje w tym zakresie nie tylko podstawowe funkcje, ale też interaktywne wykresy Gantta i tworzenie raportów czy też automatyczne planowanie – jest to narzędzie do zmiany przydziału pracy w razie nieoczekiwanej nieobecności członka zespołu. Jeżeli mamy niewielki zespół lub prowadzimy niezbyt skomplikowane projekty, Liquid­Planner zaoferuje więcej, niż potrzebujemy – a przez to będzie też za drogi. Wówczas lepszym wyborem jest Zoho Projects (zoho.com/projects, cena: od 3 dol./mies. za użytkownika), który ma również dobrą funkcjonalność w zakresie zarządzania projektami i zasobami, a przy tym jest zdecydowanie tańszy.

 

[...]

 

Założyciel firmy doradczo-technologicznej; pełnił funkcję redaktora naczelnego w magazynach i serwisach informacyjnych z branży ICT. Dziennikarz z ponad 13-letnim doświadczeniem i autor książek nt. start-upów i przedsiębiorczości.

Artykuł pochodzi z miesięcznika: IT Professional

Pełna treść artykułu jest dostępna w papierowym wydaniu pisma.

.

Transmisje online zapewnia: StreamOnline

All rights reserved © 2019 Presscom / Miesięcznik "IT Professional"