Portal statista.com podaje, że w 2017 roku każdego dnia wysyłano i odbierano w sumie 269 miliardów wiadomości e-mail. Jest to z pewnością najpopularniejsza forma komunikacji, szczególnie w świecie biznesu. Warto zatem zatroszczyć się o historię naszej komunikacji elektronicznej.

O  ile w świecie użytkowników domowych podstawowym źródłem wymiany informacji są różnego rodzaju aplikacje typu instant messaging czy media społecznościowe, o tyle w świecie biznesu trudno sobie wyobrazić funkcjonowanie bez tradycyjnej poczty elektronicznej. Wiadomości e-mail wykorzystywane są w wielu celach, jak chociażby przesyłanie faktur czy umów, potwierdzanie ofert i zamówień czy dystrybucja postanowień i regulaminów. Postanowienia zawarte tą metodą niosą pewne konsekwencje prawne.

W kontekście powyższych zastosowań poczciwego e-maila dobrze byłoby zabezpieczyć się w ten czy inny sposób przed utratą dostępu do historii komunikacji tą właśnie drogą. Zaginięcie pojedynczej wiadomości często niesie za sobą poważne skutki, zarówno finansowe, jak i prawne. Z drugiej strony – możliwość wglądu czy wręcz audytu całej komunikacji e-mailowej bywa kołem ratunkowym w przypadku rozwiązywania kwestii spornych. W sukurs użytkownikom i administratorom przychodzi odpowiednie oprogramowanie. MailStore Server, bo taka jest nazwa testowanej aplikacji, to sprytne rozwiązanie do archiwizacji komunikacji e-mail w przedsiębiorstwie, zwłaszcza z sektora MŚP. Producent oprogramowania to niemiecka firma specjalizująca się wyłącznie w tego typu rozwiązaniach już od 2006 roku. Cztery lata temu firma Mail­Store Software GmbH została wchłonięta przez amerykańskiego producenta rozwiązań backupowych – Carbonite.

> ARCHIWIZACJA POCZTY

Archiwizacja wiadomości e-mail to proces dokumentacji całej historii komunikacji elektronicznej pozwalający zapobiec utracie informacji zawartych w wiadomościach. Zarchiwizowana poczta powinna być łatwo dostępna dla każdego użytkownika, a przy tym dostępne powinny być mechanizmy uniemożliwiające przypadkowe lub celowe usunięcie zarchiwizowanej informacji. Archiwizacja pozwala także zmniejszyć wielkość skrzynek pocztowych na serwerach, przez co ewentualne odzyskiwanie serwera pocztowego po awarii jest znacznie szybsze.

Rozwiązania do obsługi poczty elektronicznej nie zostały zaprojektowane do składowania wiadomości historycznych zgromadzonych przez lata użytkowania. W tym celu konieczna jest archiwizacja wiadomości e-mail. Co ważne – nie należy jej mylić z kopią zapasową. Oba te elementy mogą stanowić czynniki strategii przechowywania kopii zapasowych w przedsiębiorstwie, aczkolwiek zasadniczo mamy do czynienia z dwoma osobnymi mechanizmami, różniącymi się pod wieloma względami. Łatwo dostępne archiwum może stanowić ostatnią deskę ratunku w momencie utraty komunikacji z serwerem pocztowym, czego kopia zapasowa nie zapewni. Różnice występują także między innymi na poziomie infrastrukturalnym. O ile w przypadku kopii zapasowej serwera poczty jesteśmy w stanie przywrócić dane w ściśle określonym czasie, o tyle dostęp do archiwum jest niemalże natychmiastowy. MailStore Server to typowe rozwiązanie ułatwiające zarządzanie archiwizacją poczty elektronicznej.

> FUNKCJONALNOŚĆ

MailStore Server pozwala na archiwizację wiadomości e-mail poprzez utworzenie kopii wszystkich wiadomości w centralnie zarządzanym repozytorium/archiwum. Użytkownicy mają możliwość skorzystania z własnego archiwum wiadomości za pośrednictwem wtyczki do programu Microsoft Outlook, dedykowanego panelu (MailStore Web Access), aplikacji klienckiej, a także z wykorzystaniem wbudowanego serwera IMAP. Rozwiązanie wspiera wszystkie najpopularniejsze serwery pocztowe. Wśród bezpośrednio wspieranych usług pocztowych znaleźć można produkty takie jak Microsoft Exchange (wersje 2003–2019), Microsoft Office 365, G Suite, Gmail, MDaemon, IceWarp czy Kerio Connect. Wspomagane są również wszelkie serwery pocztowe kompatybilne z protokołami IMAP oraz POP3 (w tym w wersji z szyfrowaniem), dzięki czemu możliwe jest zarchiwizowanie dowolnego serwera pocztowego. Archiwizować da się też bezpośrednio z plików poczty elektronicznej, jak EML i PST, folderów publicznych, a także bezpośrednio z aplikacji klienckich, jak Microsoft Outlook i Mozilla Thunderbird. MailStore rozpoznaje i zachowuje przy tym istniejącą, zdefiniowaną przez użytkowników strukturę katalogów. Co ważne, zapisywane są również metadane dotyczące komunikacji pocztowej, a więc wszystkie informacje, takie jak dane źródłowe wraz z pełnymi nagłówkami pocztowymi, co jest szczególnie istotne w przypadku zarówno pełnej inwestygacji, jak i podczas odzyskiwania wiadomości z archiwum.

Sam proces archiwizacji jest wyzwalany ręcznie lub w sposób zaplanowany z wykorzystaniem wbudowanego harmonogramu. W przypadku usług pocztowych korzystających z funkcji journalingu, jak chociażby Microsoft Exchange, można mieć pewność, że archiwizacja obejmuje 100% wiadomości, zarówno odebranych, jak i wysłanych. W ten sposób przedsiębiorstwo dysponuje niepodważalnymi dowodami w przypadku ewentualnych postępowań procesowych lub sporów prawnych. Archiwizację da się oczywiście ustawić w taki sposób, aby po zakończeniu procesu wszystkie zarchiwizowane już wiadomości były usuwane z serwera pocztowego, dzięki czemu administrator ma możliwość utrzymywania usługi pocztowej na wcześniej zdefiniowanym poziomie wydajności i obciążenia.

Sama archiwizacja, bez względu na to, z jakim źródłowym systemem pocztowym mamy do czynienia, to rdzeń MailStore Servera. O funkcjonalności samego rozwiązania świadczą jednak szczegóły usprawniające zarządzanie całym procesem. Jedną z podstawowych funkcji jest oczywiście natywne wsparcie dla protokołu LDAP oraz integracja z Active Directory, która okaże się szczególnie przydatna w środowiskach zbudowanych głównie na podstawie produktów Microsoftu, w tym serwera poczty Exchange. Rozwijane są także usługi katalogowe pozostałych wspieranych natywnie rozwiązań pocztowych, jak chociażby wspomniany wcześniej
G Suite. W środowiskach bardziej otwartych, sprzyjających darmowym rozwiązaniom pocztowym można skorzystać z centralnej bazy użytkowników z zastosowaniem LDAP-a lub wewnętrznej bazy użytkowników MailStore Servera. Ta ostatnia opcja będzie wymagała największego wysiłku związanego z dodaniem wszystkich użytkowników ręcznie.

MailStore nie wykorzystuje żadnej zewnętrznej bazy danych na potrzeby składowania wiadomości. W zamian zaprojektowano własne hierarchiczne rozwiązanie magazynowania danych na dysku twardym, wspierające indeksy pełnotekstowe dla każdego użytkownika, wbudowaną bazę informacji o repozytorium e-maili oraz zaszyfrowane (AES256) pliki zawierające wiadomości i załączniki. MailStore używa deduplikacji i kompresji w celu podniesienia efektywności składowania danych. Producent zapewnia, że możliwe jest zaoszczędzenie do 70% przestrzeni dyskowej. W zależności od częstotliwości sięgania do archiwum dostępne jest także skonfigurowanie MailStore dla dwóch rodzajów repozytorium – szybszego z wykorzystaniem wydajnych dysków SSD oraz mniej wymagających dysków tradycyjnych. Jeśli z jakichś względów pożądane jest jednak przechowywanie danych w relacyjnej bazie SQL, można skorzystać ze wsparcia dla dwóch silników – MS SQL Server oraz PostgreSQL. Pojedynczy serwer MailStore domyślnie skaluje się do obsługi archiwizacji dla 500 użytkowników. Bardziej specyficzne implementacje mogą wymagać konsultacji z oficjalnym wsparciem technicznym producenta, które MailStore zapewnia w ramach zakupionej licencji.

Podczas testowania zarchiwizowano dwie skrzynki pocztowe, korzystając z różnych mechanizmów. W sumie testowe archiwum zawierało nieco ponad 15 tys. wiadomości dla pojedynczego użytkownika utworzonego w lokalnej bazie. Nie stanowi to oczywiście miarodajnej próbki danych w kontekście kompleksowego archiwum całego przedsiębiorstwa, ale na tym poziomie naszą uwagę przykuł niezwykle efektywny mechanizm wyszukiwania pełnotekstowego. Wyniki pojawiają się dosłownie po sekundzie, bez względu na to, jaki ciąg wpisano w oknie wyszukiwarki. Wynik jest nieporównywalny z żadnymi wbudowanymi mechanizmami wyszukiwania w tradycyjnych aplikacjach klienta poczty e-mail.

Poza standardowym przeglądaniem archiwum wiadomości e-mail z wykorzystaniem dowolnej metody dostępu możliwe jest także wyeksportowanie wiadomości z archiwum do jednego z predefiniowanych miejsc docelowych. Wśród będących do dyspozycji miejsc przeznaczenia znajdują się serwery poczty (MS Exchange, G Suite, Gmail,
skrzynka IMAP), aplikacje klienckie (MS Outlook, Mozilla Thunderbird, Mozilla SeaMonkey oraz Windows Mail), a także plik poczty PST lub standardowy zapis w systemie plików. W najprostszym scenariuszu każdą wiadomość można zapisać w dowolnym miejscu w formacie EML lub MSG. Dobrze, że producent oprogramowania nie wykorzystuje jakiegoś własnego formatu, przywiązując w ten sposób klienta wyłącznie do swojego produktu.

Dostęp do poszczególnych funkcji może być regulowany na poziomie konta użytkownika. W domyślnej konfiguracji administrator nie ma uprawnień do wglądu w zarchiwizowane wiadomości użytkowników, a standardowy użytkownik nie ma opcji eksportu wiadomości z archiwum ani usuwania e-maili. Z poziomu narzędzi administracyjnych MailStore da się odgórnie wymusić obowiązek przechowywania dokumentów, dzięki czemu bez względu na poziom uprawnień usuwanie wiadomości będzie niemożliwe. Zasady przechowywania wiadomości w archiwum wolno zdefiniować według własnych potrzeb, a na potrzeby zgodności z obwarowaniami prawnymi, w tym rodo, istnieje także dedykowana funkcja audytora, mającego podgląd zarchiwizowanych wiadomości wszystkich użytkowników. Dziennik audytu jest konfigurowalny i może zawierać informacje o wszystkich akcjach użytkowników i administratorów przeprowadzonych na archiwalnych dokumentach.

> INSTALACJA I ZARZĄDZANIE

Najnowsza wersja oprogramowania MailStore Server oznaczona jest numerem 11.2. Sam plik instalacyjny zajmuje raptem 69 MB, a instalator klienta to całe 4 MB. Na potrzeby testu zainstalowaliśmy oprogramowanie na wirtualnej maszynie działającej pod kontrolą systemu operacyjnego MS Windows Server 2016, ale lista wspieranych platform obejmuje także edycje Windows przeznaczone dla stacji roboczych. MailStore Server zainstalować można na systemach serwerowych Microsoftu począwszy od wersji 2008 R2 SP1 oraz systemach klienckich od wersji Windows 7 SP1, i to w edycjach zarówno 32-, jak i 64-bitowych. Jedynym wymaganiem wstępnym jest instalacja .NET Framework Version 4.5.1. Sama instalacja oprogramowania trwa dosłownie kilka sekund i sprowadza się do przejścia przez kilka okien kreatora instalacji.

Wymagania sprzętowe również nie są specjalnie wygórowane, a na stronie producenta w sekcji pomocy (help.mailstore.com) można znaleźć przydatny kalkulator, który w zależności od wprowadzonych danych wejściowych (liczba użytkowników, pojemność archiwum liczona w latach oraz główne źródło dla archiwizacji) podpowiada specyfikację sprzętową dla serwera MailStore. Wartości początkowe zaimplementowane w kalkulatorze to 10 tys. e-maili na użytkownika rocznie, z czego rozmiar pojedynczej wiadomości to 75 kB, a domyślna kompresja wynosi 60%. I tak przykładowo dla 100 użytkowników, dla których chcemy archiwizować wiadomości przez 5 lat, kalkulator podpowiada pojedynczy serwer z 4-rdzeniowym CPU, 8 GB RAM-u i dwoma dyskami 1 TB SATA 7.2k w konfiguracji RAID1. W kontekś­cie zapotrzebowania na przestrzeń dyskową kalkulator wskazuje również, ile gigabajtów będzie wymaganych na potrzeby systemu operacyjnego, bazy danych, indeksów wyszukiwania oraz samych wiadomości i załączników. Przy maksymalnej pojemności serwera, którą producent określił na poziomie 500 użytkowników, wymagania co do mocy obliczeniowej wzrastają do poziomu 8 rdzeni CPU i 16 GB pamięci operacyjnej. Na potrzeby bazy danych oraz indeksów rekomendowane są też wydajniejsze dyski SAS 15k o pojemności 450 lub 600 GB również w konfiguracji RAID1. Tuż po zarejestrowaniu wersji testowej oprogramowania skontaktował się z nami niemiecki przedstawiciel wsparcia technicznego, oferując pomoc przy testach, i nie miało to nic wspólnego z faktem, że test odbywał się dla naszego czasopisma – w tym aspekcie bowiem mogliśmy liczyć na podpowiedzi polskiego dystrybutora. Wsparcie producenta to zdecydowanie mocna strona aplikacji, podobnie jak świetna dokumentacja dostępna na oficjalnej stronie, włączając w to chociażby wspomniany wyżej kalkulator wymagań sprzętowych.

Po instalacji oprogramowania na serwerze można już zalogować się do klienta usługi MailStore. Zanim utworzymy konta nowych użytkowników lub zintegrujemy naszą aplikację z AD, konieczna będzie zmiana hasła jedynego użytkownika „admin”. Konto administratora ma domyślnie dużo większe uprawnienia niż konto zwykłego użytkownika, choć w obu przypadkach do zarządzania archiwizacją wykorzystywana jest dokładnie ta sama wersja klienta MailStore. Poza aplikacją kliencką, z poziomu której możliwe jest wykonywanie archiwizacji czy przeprowadzanie operacji eksportu wiadomości, po stronie serwera dostępna jest także dodatkowa konsola administracyjna służąca do konfiguracji samej usługi serwera. To właśnie z tego miejsca można wskazać lokalizację bazy danych archiwum, zrestartować usługę czy zmodyfikować adresację IP i porty używane przez MailStore. Aplikacja wykorzystuje własny wbudowany serwer HTTP, którego podstawowe parametry da się również modyfikować z tego poziomu.

Pozostałe elementy konfiguracyjne, takie jak chociażby zarządzanie uprawnieniami użytkowników czy położeniem magazynów, w tym wybór zewnętrznego serwera SQL, ustawia się już z poziomu aplikacji klienta, oczywiście na uprawnieniach administratora. Z tego poziomu można także sprawdzić, kto aktualnie jest podłączony do serwera archiwizacji, uruchomić zadanie kopii zapasowej naszego serwera MailStore czy przeprowadzić aktualizację. Niezależnie od tego, z którym elementem menu mamy do czynienia, nawigacja i konfiguracja poszczególnych funkcji, w tym uruchomienie samej archiwizacji, to zadania trywialnie proste, niewymagające sięgania do instrukcji użytkownika. MailStore Server ma bardzo przejrzysty i intuicyjny interfejs użytkownika, i to bez względu na to, czy mowa o czynnościach typowo administracyjnych, które i tak ograniczone są do minimum, czy o codziennym korzystaniu z archiwum poczty przez użytkowników. Dotyczy to zarówno interfejsu aplikacji klienckiej, jak i funkcji MailStore Web Access oraz wtyczki dla MS Outlook. Trudno coś zarzucić jakiemukolwiek elementowi aplikacji. Nawet spolszczenie jest na przyzwoitym poziomie.

Podobnie wygląda kwestia licencjonowania oprogramowania. Licencje sprzedawane są w zależności od liczby użytkowników, dla których tworzone jest archiwum poczty, do jakiego będą mieli dostęp. Oznacza to, że w przypadku użytkowników z kilkoma skrzynkami pocztowymi nie ma konieczności dokupowania licencji. Minimalny wolumen zakupowy to 5 licencji, których koszt według oficjalnego sklepu producenta wynosi 295 euro (59 euro za użytkownika). Cena oczywiście spada wraz ze wzrostem liczby licencji i dla zakresu 400–500 wynosi już 14 euro za licencję, a powyżej 500 użytkowników oferta jest przygotowywana indywidualnie. Przy pierwszym zakupie w cenę wliczono roczne wsparcie techniczne producenta wraz z możliwością aktualizacji oprogramowania do najnowszej wersji. Cena nie wydaje się wygórowana, biorąc pod uwagę dojrzałość rozwiązania.