Według producentów aplikacji RescueTime przeciętny pracownik umysłowy spędza na efektywnej pracy jedynie 3 godziny i 11 minut dziennie. Na szczęście istnieją narzędzia, które wyręczą go z części zadań lub zmotywują do wydajniejszej pracy. W które programy opłaca się zainwestować?

Wyposażenie typowego stanowiska pracownika umysłowego sprawi, że więcej czasu przeznaczy on na efektywną pracę. Firma wyda kilkadziesiąt złotych miesięcznie na aplikacje do zarządzania czasem i automatyzujące wykonywaną pracę, ale zyska znacznie więcej, oszczędzając nawet kilkanaście godzin tygodniowo spędzanych do tej pory przez pracowników zupełnie bezproduktywnie.

> RescueTime – eliminujemy pożeraczy czasu

Aby w ogóle zacząć podnosić efektywność, trzeba ją najpierw zmierzyć. Jedną z najpopularniejszych aplikacji na rynku, które pozwalają na dokładne monitorowanie czasu pracy, jest Rescue­Time. Aplikacja instalowana jest lokalnie na komputerze pracownika i działa w tle. Zapisuje czas spędzony na pracy z konkretnymi programami oraz na poszczególnych stronach w internecie, po czym generuje raporty.

W raportach możemy sprawdzić, ile czasu dany pracownik spędził na efektywnych działaniach, jak długo korzystał z komputera (i z jakich aplikacji) oraz jakie witryny internetowe przeglądał. Aktywności oceniane są w podziale na pięć grup: bardzo produktywne, produktywne, neutralne, nieproduktywne i bardzo nieproduktywne. Możemy sprawdzić, jak rozkłada się produktywność danego pracownika w danym dniu, tygodniu, miesiącu i roku. Dowiemy się również, jak wygląda jego produktywność na tle zespołu i świata.

Ocena aktywności może być dowolnie zmieniana (np. w jednej firmie pisanie e-maili jest bardzo produktywnym zajęciem, w innej – nieproduktywnym). W każdej chwili możemy też zmienić wagę danej czynności. Dzięki temu unikamy sytuacji, w których pracownik ustawi Facebooka jako zajęcie bardzo produktywne, żeby sztucznie podnieść swoją efektywność. Wystarczy, że z powrotem ustawimy Facebooka jako zajęcie bardzo nieproduktywne, aby wygenerować nowy raport. Dokładność RescueTime zależy więc od oceny konkretnych zadań przez administratora.

Dzięki systemowi porównań do zespołu i świata pracownicy mogą próbować poprawiać swoje statystyki. Służą do tego dodatkowe narzędzia, takie jak np. Get Focused (pozostań skupionym), w którym program może zablokować nieproduktywne aktywności na określony czas, blokować strony przyczyniające się do marnowania czasu, a nawet wyświetlać komunikaty o zbyt długiej przerwie od efektywnej pracy.

Pewną wadą RescueTime jest duże zaufanie do użytkownika, wynikające z założenia, że sam będzie pracował nad zwiększeniem swojej produktywności, co nie zawsze jest prawdą. W efekcie program jest mało restrykcyjny: istnieje możliwość wyłączenia go przez pracownika w dowolnym momencie albo swobodnego wyboru odpowiedzi na pytanie, jak spędzał on czas z dala od komputera. Na szczęście w raportach można od razu zauważyć, kiedy i jak długo program nie pracował.

Za używanie aplikacji płacimy abonament: od 8 do 30 dolarów miesięcznie za stanowisko, przy czym najniższą cenę uzyskamy, wykupując licencję na ponad 100 stanowisk.